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Tout savoir sur la signature électronique

Gagnez en efficacité avec la signature électronique !

Tout comprendre sur la signature électronique

 

Qu’est-ce que la signature électronique ?

Élément clé de la digitalisation, la signature électronique est entrée dans les mœurs de nombreuses entreprises, surtout après la période Covid. Ce procédé technologique et juridique permet de signer n’importe quels types de documents à distance.

La signature électronique découle du cadre réglementaire de l’Union européenne, mis en place par le règlement eIDAS 2018. Il fournit un cadre légal et pratique à l’utilisation de la signature électronique au sein de l’UE. Il exige un contrôle sur les fournisseurs de services de confiance et garantit la sécurité des transactions entre usagers, prestataires et autorités administratives.

Selon le règlement européen eIDAS, une signature électronique correspond à “des données sous forme électronique, qui sont jointes ou associées logiquement à d’autres données sous forme électronique et que le signataire utilise pour signer”.

La signature électronique peut être utilisée sur tout type de document essentiel au bon fonctionnement des entreprises tels que :

  • les bons de commande,
  • les factures et justificatifs,
  • les devis,
  • les mandats et les compromis de vente,
  • les documents comptables,
  • les documents juridiques,
  • les actes notariés …

Les entreprises peuvent s’en servir également pour des contrats de vente, ou encore des documents RH (contrats de travail par exemple).

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Elle utilise deux technologies, la cryptographie et l’horodatage qualifié, qui garantissent le consentement et l’identité des signataires d’une part et de l’autre, l’intégrité du document en assurant l’exactitude de la date et de l’heure de la signature.

Il existe trois niveaux de signature électronique :

  • La signature électronique simple (SES) correspond à l’ensemble des systèmes de signature électronique n’étant pas de niveau avancé ou qualifié. Elle est généralement utilisée dans les processus à faible conséquence juridique et financière pour le signataire, car il n’existe pas de moyen infaillible de confirmer l’identité du signataire. Elle est employée par exemple pour la réception d’un colis ou une facture de faible montant.
  • Au stade supérieur de sécurité, la signature électronique avancée (SEA) est conseillée dans le cadre de transactions financières conséquentes ou lors de la signature de documents juridiques. Elle doit alors être impérativement liée à son signataire, permettre l’identification de ce dernier et être créée par des moyens sous le contrôle exclusif du signataire (comme son téléphone ou son ordinateur). C’est le cas notamment pour les compromis de vente ou les contrats de travail.

Ces deux types de signatures représentent 95% du marché en France.

  • Mais il existe un troisième niveau de sécurité : la signature électronique qualifiée (QES). Elle répond aux mêmes normes que la signature avancée, mais nécessite une vérification de l’identité du signataire au préalable, via un certificat fourni à un prestataire de confiance. Cette sécurité garantit que la signature est valable dans le pays de l’UE où elle a été attribuée et qu’elle est reconnue comme une signature valide et juridiquement contraignante dans tous les autres États de l’UE.

 

Différents types de signature électronique

Les différents types de signature électronique

La signature électronique ne doit pas être confondue avec d’autres termes, dont la signature scannée. Cette dernière correspond à l’image du tracé d’une signature manuscrite. Elle est considérée comme une signature électronique simple. Elle est donc légale, mais elle n’offre aucune garantie quant à l’identité du signataire et l’intégrité du document.

À l’inverse, la signature numérique est un élément fondamental de la signature électronique avancée et de la signature électronique qualifiée, mais pas de la signature simple. En effet, elle consiste à appliquer des mécanismes cryptographiques au contenu d’un message ou d’un document afin de démontrer au destinataire du message par exemple que le contenu du message a été envoyé par le véritable expéditeur. La signature numérique est elle aussi légale, mais elle n’a en soi aucune nature juridique, car sa finalité est uniquement de crypter les données d’un document pour lui conférer plus de sécurité.

 

Pourquoi mettre en place la signature électronique ?

Recourir à la signature électronique présente bien des avantages. D’abord sur le plan sécuritaire, car la signature utilise des mécanismes de cryptologie permettant de garantir l’intégrité du document numérique et d’en authentifier le signataire.

Juridiquement, la signature électronique possède désormais la même valeur qu’une signature manuscrite sur papier. Elle présente toutefois plus de sécurité et d’authenticité surtout en cas de contestation. Elle permet d’approuver les documents, d’en garantir l’intégrité et de garantir l’identité du signataire.

Vrai booster d’efficacité

La signature électronique fait gagner du temps et de l’espace de stockage en entreprise. Elle permet d’accroitre la productivité et de gagner beaucoup de temps sur la signature des contrats (en moyenne 2.2h selon une étude Forrester Research).

Elle permet également de gagner énormément de temps de dans le traitement des signatures manuscrites pour conclure un dossier. Au moment d’un recrutement, la signature permet d’accélérer les délais de contractualisation. Finis les opérations chronophages à faible valeur ajoutée comme le tri ou la mise sous pli…Le service RH gagne un temps précieux pour être au plus proche du nouveau collaborateur. C’est également un atout précieux en termes de gestion de la confidentialité et dans le cadre de l’archivage des documents.

Générateur d’économies

Terminés les coûts d’impression et de suivi des transactions à rallonge ! Plus de kilomètres de papiers à faire parafer, signer …. Tout est instantané, des alertes de rappel peuvent être paramétrées pour indiquer aux destinataires de ne pas oublier de signer les documents. Le suivi des signatures se fait en temps réel, une notification est envoyée dès qu’un document est signé !

La pratique de la signature électronique s’est imposée presque naturellement dans la vie des Français, puisque 64% des entreprises sont dotées d’une solution de signature électronique (étude Markess by Exaegis, 2021).

 

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Comment fonctionne la signature électronique ?

Intuitif et convivial la solution de signature électronique est très simple à utiliser tant pour le signataire que pour l’entreprise.

Je veux faire signer un document

  • J’accède à la plateforme et je prépare mes documents à faire signer
  • Je définis qui doit signer et son rôle dans le processus
  • J’envoie les documents
  • Je suis en temps réel la progression de chaque document envoyé

Je reçois un document à signer

  • Je clique dans l’email qui m’informe que l’on m’a envoyé un document à signer
  • Je suis les instructions de la plateforme sans avoir besoin de créer de compte
  • Je signe et je confirme

 

Pourquoi elle me fera passer un cap dans ma transformation digitale ?

Selon une enquête sur l’évolution des usages de la signature électronique en France, réalisée en janvier 2021 par YouGov, les décisionnaires la considéraient comme la priorité de leur dématérialisation et plus d’un quart l’avait déjà adoptée.

La signature électronique est devenue essentielle à la vie des entreprises, sous l’effet de l’accélération de la digitalisation post Covid-19 notamment. 64% des entreprises sont déjà équipées de cette solution et 70% ont accéléré avec la crise Covid, selon une étude Markess by Exaegis, 2021.

La signature électronique, couplée à une gestion électronique de documents, procure davantage de flexibilité et permet de maintenir la continuité de l’activité en toutes circonstances. En outre, elle offre un grand confort d’utilisation, fait gagner du temps et fluidifie considérablement les process. En tant que solution visant à accroître l’efficacité des entreprises, la signature électronique doit répondre aux habitudes de travail de ses utilisateurs. Elle revêt d’ailleurs un intérêt concurrentiel : en s’appuyant sur la mobilité, les organisations s’assurent de pouvoir signer (et donc, conclure des affaires, entre autres) à tout moment.

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Comment mettre en place la signature électronique ?

4 entreprises sur 5 souhaitent se faire accompagner par un prestataire de services de confiance qualifié pour instaurer la signature tant en externe qu’en interne. La mise en place d’un tel système qui touche l’ensemble des secteurs de l’entreprise demande à la fois de la technique et de la pédagogie. AGS Records Management propose une solution très flexible grâce à une approche personnalisée.

 

Bénéfices de la signature électronique pour votre entreprise

La signature électronique est très utilisée au sein des professions et services juridiques, mais s’est développée pendant la crise du COVID-19 dans de nombreux domaines.

  • Secteur immobilier

Les agences immobilières y ont de plus en plus recours pour la finalisation d’une transaction de vente d’un bien ou la signature d’un bail. Avec la signature électronique, il n’est plus nécessaire de parapher chaque page des baux et compromis, d’un point de vue légal. Elle garantit l’identité du signataire et l’intégrité du document.

  • Secteur notarial

Dans le cas des notaires, un décret publié au Journal officiel du 4 avril 2020 autorise à titre exceptionnel le recours à la signature électronique des actes notariés. C’est le cas notamment pour l’établissement d’un acte, le recueil du consentement ou la déclaration des parties. Mais ce process doit être agréé par le Conseil supérieur du notariat pour garantir l’intégrité et la confidentialité des contenus.

  • Secteur des assurances et mutuelle

La signature électronique est utilisée pour les contrats de santé et de prévoyance.  Elle permet d’accélérer la contractualisation des contrats, avec à la clé une prise en charge plus rapide pour le bénéficiaire. Dans le domaine bancaire, elle permet de simplifier les formalités, comme l’ouverture d’un compte.

  • Secteur des Ressources Humaines

Elle allège également les tâches et permet de poursuivre l’activité même à distance. Couplée à la digitalisation des contrats de travail ou de l’onboarding, elle permet de réaliser les recrutements et l’intégration des collaborateurs à distance. Les tâches courantes s’effectuent plus facilement, comme la gestion du personnel (arrêts maladie, congés, fiches de paie, etc.).

  • Secteur Public

Dans le domaine de la commande publique en France sont autorisées les signatures électroniques correspondant à des niveaux de sécurité qualifiée. Pour signer électroniquement des pièces d’un marché public, l’entreprise candidate doit disposer d’un certificat de signature électronique.

 

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