Tout savoir sur la Gestion Electronique de Documents G.E.D
Fini les contrats égarés et les tableaux Excel modifiés par erreur. Dans un monde où tout s’accélère et se dématérialise, les entreprises, de tous les secteurs, cherchent en permanence des moyens de gagner en efficacité. Opter pour la gestion électronique des documents (GED) se justifie alors pour automatiser et accélérer le traitement des dossiers et ainsi améliorer la productivité de l’entreprise.
Qu’est-ce que la GED ?
Face à l’augmentation des flux documentaires, la dématérialisation des documents et le développement des modes de communication, les entreprises ont besoin d’un outil intelligent capable de centraliser, organiser et partager de façon sécurisée l’ensemble des documents qu’elles produisent ou qu’elles gèrent.
Apparue dans les années 1980, la gestion électronique de documents (GED) est un logiciel ou un système informatique destiné à gérer tous les documents numériques d’une structure. Elle assure leur stockage, permet une consultation en temps réel et un partage des dossiers actifs. La GED suit l’intégralité des étapes de la vie d’un document :
- création ou de son acquisition
- indexation et validation
- utilisation courante, recherches, modifications et consultations
- la gestion de la sécurité de ses données,
- fin de conservation, en fonction du sort final du document celui-ci peut être détruit ou archiver dans un système d’archivage électronique à valeur probatoire.
Véritable pierre angulaire autour de laquelle se construit l’architecture des données d’une organisation, elle est le réceptacle de l’ensemble des documents numériques et facilite la gestion et l’exploitation des flux de tous les documents, quelles que soient leurs sources : des courriers papiers aux emails en passant par les documents Word, Excel ou encore ceux issus de la dématérialisation des processus d’entreprises et des progiciels métier.
À quoi ça sert la Gestion Electronique de Documents ?
La GED constitue l’outil par excellence pour gagner en fluidité opérationnelle. Son premier objectif est d’améliorer l’efficacité des traitements des processus documentaires grâce à leur automatisation.
Cette étape permet ainsi d’optimiser les coûts de traitement avec un temps de recherche des documents réduits, de saisie des données, de tri manuel des courriers, une réduction des frais d’impression et d’envoi. Les collaborateurs ont accès plus rapidement aux documents, peu importe l’heure et l’endroit où ils se trouvent. Une aubaine pour diminuer les erreurs et pour améliorer la productivité de chacun.
En travaillant à l’organisation et à la traçabilité des documents et de leurs modifications, la GED réduit le risque de perte des documents et des données, grâce à un suivi précis des éléments modifiés.
La GED permet de mieux sécuriser les documents, avec un meilleur contrôle des droits d’accès aux collaborateurs, qui pourront soit consulter, soit télécharger un document, soit le valider ou encore le supprimer, selon son statut.
Comment ça fonctionne ?
Si la plupart du temps, la GED est intégrée au système d’information de l’entreprise, soit en mode Saas ou via un serveur local, il est nécessaire de choisir un modèle qui répond aux exigences, aux normes et aux besoins de l’entreprise.
La GED offre tout d’abord la possibilité de capturer numériquement des documents sur papier ou d’autres sources, soit par numérisation, soit par la technologie OCR (reconnaissance optique de caractères). Comme les documents viennent de sources très différentes, la GED conçoit un espace numérique unique en synchronisant les applicatifs métiers utilisés par les différents services de l’entreprise.
Ensuite, elle procède à une indexation et à la mise en place d’un système de recherche des documents, qui inclut notamment un marquage avec des mots clés et des informations sur le document et l’auteur. Dans le détail, trois opérations ont lieu sur les documents numériques : le classement, le référencement et l’indexation. Ces trois traitements aboutissent à une description précise du document et facilitent la recherche. La description comprend toutes les métadonnées techniques et celles liées aux workflows.
Une fois indexés, les documents sont stockés de manière sécurisée, grâce à un système d’autorisation, selon les profils des collaborateurs et leurs fonctions. Il assure un suivi précis des modifications apportées aux documents et permet ainsi aux entreprises de garder le contrôle des versions notamment sur les dossiers importants. L’entreprise doit veiller à dimensionner des serveurs de stockage en ligne adaptés au volume actuel et futur nécessaire.
Si la GED permet l’archivage de manière temporaire des documents durant leur phase d’utilisation et a pour objectif de partager l’information, seul un service d’archivage électronique à valeur probante permet de conserver de manière légale et pérenne les documents en conformité avec la norme NF Z 42-013. C’est pourquoi, dans les faits, les entreprises utilisent une GED associée à un SAE, car lui seul garantit la disponibilité, la confidentialité et la pérennité du document.
En fonction des entreprises et de leurs besoins, les fonctionnalités de la GED varient. Il est ainsi possible de mettre en place des tableaux de bord de suivi, un système de signature électronique pour certifier la valeur d’un document ou encore des méthodes de diffusion des documents.
Pourquoi la GED me fait-elle passer un cap dans ma transformation digitale ?
Opter pour la GED constitue une étape devenue indispensable pour aller vers plus de dématérialisation des documents. Cette nouvelle ère numérique, qui passe également par la signature électronique et le recours à un SAE, nécessite un traitement des données plus intelligent et dynamique, qu’offre la GED, à travers des fonctionnalités, interfaces et portails personnalisés.
Grâce à la transformation numérique, et notamment la numérisation des documents et la GED, une nouvelle étape a lieu et permet désormais de capturer, de stocker, de reconnaître et de sécuriser des informations et des documents de formats tous variés. Avec à la clé, selon les normes, la possibilité de passer vers une expérience 100% digitale.
Les apports de la GED par secteur
Si la GED est un système transversal, qui centralise l’ensemble des portails de l’entreprise et prend en compte l’ensemble des services, chaque entreprise de chaque secteur peut avoir ses spécificités.
Secteur immobilier:
Contrats, compromis, factures, courriers ou encore états des lieux font partie du quotidien des professionnels de l’immobilier, qui ne peuvent pas se permettre d’égarer le moindre document ou de mettre plusieurs heures à le chercher. La GED facilite les difficultés de stockage des documents et d’organisation, tout en assurant la confidentialité à l’égard des clients et le partage d’informations. La GED permet aux professionnels de l’immobilier et de la construction de simplifier leurs processus métier et administratifs avec des workflows automatisés.
Secteur notarial:
La conservation des documents juridiques fait partie intégrante du métier de notaire. Face à cet enjeu majeur, la GED apparaît comme une manière de stocker et d’accéder plus facilement aux documents aussi variés qu’un accord de PACS, un testament ou des minutes. Cette dématérialisation facilite le traitement des documents notamment avec la signature électronique, tout en conservant une traçabilité renforcée et un horodatage précis.
Secteur des Assurances et mutuelles:
Les professionnels de l’assurance et des mutuelles reçoivent au quotidien des flux de courriers et de documents tant de la part de leurs adhérents que de leurs partenaires. Avec l’obligation de les traiter dans des délais brefs. Opter pour la dématérialisation permet de faire face à cette masse d’échanges sur des canaux variés et de procéder à un classement automatisé et sécurisé des dossiers en fonction de leurs spécificités. Cette agilité rend la transformation de l’entreprise plus efficace.
Secteur RH:
Pierre angulaire d’une entreprise, le service des ressources humaines utilise la GED pour améliorer l’efficacité ses processus et gérer plus facilement l’ensemble des documents RH, allant de la création du dossier de candidature à celui de formation en passant par la gestion des payes ou encore les contrats de travail. Les fonctionnalités poussées de la GED allègent la charge de travail des collaborateurs RH pour leur permettre de se concentrer sur les tâches stratégiques et à forte valeur ajoutée.
Secteur Public:
Le secteur public est confronté à une diversité d’enjeux auxquels répond la GED : modernisation de ses services, optimisation des services rendus aux usagers, réduction du recours au papier ou encore amélioration du travail des agents. La GED apporte aux professionnels du secteur public plus de simplicité, de rapidité et de proximité avec les citoyens.
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