Dématérialisation et archivage électronique des documents d’urbanisme

Autorisation d’urbanisme dématérialisée : dématérialisation de l’application du droit des sols (ADS)

Dans le cadre du programme DÉMAT.ADS (programme de dématérialisation de l’application du droit des sols) au plus tard au 1er janvier 2022, toutes les communes devront être en capacité de recevoir les demandes d’autorisation d’urbanisme par voie dématérialisée.

Les communes de plus de 3500 habitants devront également, à cette date, se doter d’une solution de téléprocédure pour assurer l’instruction des demandes de permis de construire, des déclarations préalables et certificats d’urbanisme par voie électronique.

Deux fondements juridiques encadrent le projet de dématérialisation des autorisations d’urbanisme :

Art. L. 1128 du code des relations entre le public et l’administration et suiv. du CRPA relatif à la saisine par voie électronique (SVE)

La SVE permet aux usagers de saisir l’Administration (Etat et collectivités territoriales) de manière dématérialisée selon les modalités mises en œuvre par ces derniers (email, formulaire de contact, télé services…) dans le respect du cadre juridique général.

La loi ELAN – article L. 423-3 du code de l’urbanisme

« Les communes dont le nombre total d’habitants est supérieur à 3500 disposent d’une téléprocédure spécifique leur permettant de recevoir et d’instruire sous forme dématérialisée les demandes d’autorisation d’urbanisme déposées à compter du 1 er janvier 2022 Cette téléprocédure peut être mutualisée au travers du service en charge de l’instruction des actes d’urbanisme Un arrêté pris par le ministère chargé de l’urbanisme définit les modalités de mise en œuvre de cette téléprocédure ».

Pour plus d’informations sur le site du Ministère de la Cohésion des Territoires et des Relations avec les Collectivités Territoriales

Dématérialisation permis de construire, autorisations et certificats d’urbanisme

Les experts AGS Records Management vous accompagnent dans cette obligation avec une solution globale, pour une gestion simplifiée et optimisée de l’ensemble des documents relatifs aux demandes d’autorisation en urbanisme (permis de construire, de démolir, d’aménager, déclarations préalables) et les certificats d’urbanisme.

Une solution de numérisation pour les dossiers papier d’urbanisme

A terme, l’objectif est de permettre le zéro papier et réduire considérablement le nombre de dossiers déposés en Mairie au format papier. Pour éviter un double flux d’instruction, AGS Records Management réalise la numérisation de vos dossiers papier.

Répartis sur l’ensemble du territoire national, notre réseau dispose de 20 centres de numérisation sécurisés.  Nos équipements permettent de numériser tous les documents, quels que soient leurs dimensions (grand format type plans) ou le type de support (papier, calque).

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Une solution d’archivage électronique à valeur probante NF Z42-020 pour conserver vos documents d’urbanisme

Afin de garantir l’intégrité des documents numériques hébergés dans la durée, vous devez disposer d’un espace d’archivage électronique à valeur probante conforme à la norme NF Z 42-020 répondant aux exigences suivantes :

1/ SÉCURITÉ

• Authenticité des archives garantie par horodatage et scellement
• Confidentialité garantie par contrôle d’accès et authentification forte
• Sécurité renforcée par le chiffrement des échanges, des fichiers et des données

2/ INTÉGRITÉ

• Une empreinte numérique est apposée aux archives lors du dépôt
• Les actions sur le coffre-fort sont tracées dans le journal d’évènements
• Le scellement des archives et le chaînage du journal garantit leur inaltérabilité

3/ PÉRENNITÉ

• La réplication et la redondance garantit la conservation des archives
• Les archives et leurs empreintes sont régulièrement contrôlées
• La lisibilité dans le temps est garantie par l’utilisation de formats d’archivage pérennes (PDF/A)

Le Coffre-Fort Électronique WiDO@URBANISME est un espace d’échange et d’archivage sécurisé, simple d’utilisation et entièrement adaptable à vos besoins.

Les durées de conservation des documents d’autorisation d’urbanisme

Les collectivités sont responsables de la gestion et de la conservation de leurs archives en respectant les règles applicables aux archives publiques, conformément au code du patrimoine et au code général des collectivités territoriales et en appliquant strictement les différents délais de conservation des actes d’urbanisme ;

• la durée d’utilité administrative (DUA), qui correspond au temps durant lequel les documents doivent être conservés par les services producteurs (pour des raisons juridiques et pour la bonne marche du service) ;
• le sort final du document. Une fois la DUA achevée, les documents sont détruits après validation du bordereau d’élimination par l’archiviste, ou versés au service archives via un bordereau de versement, ou triés avant leur versement au service d’archives.

Les données et documents nativement numériques sont soumis aux mêmes obligations législatives et réglementaires que les documents sur support papier.

Tout savoir sur l’archivage des actes d’urbanisme

La règlementation encadrant l’archivage électronique des documents

Le Décret du 30 mai 2018 encadre les modalités de mise en œuvre du service de coffre-fort numérique (CFN) et précise les obligations du prestataire :

• Contractualiser la fourniture de service de CFN,
• Produire un dossier technique,
• Assurer l’intégrité, la disponibilité et les mesures de sécurité adaptées

Traçabilité :

• Accès et tentatives d’accès
• Opérations sur documents et données
• Opérations de maintenance affectant les données et documents
• Durée de conservation des traces, mention obligatoire du contrat
• Moyen d’authentification adapté aux enjeux de sécurité

Sécurité :

• Mécanisme de contrôle d’accès
• Mesures de sécurité pour la confidentialité
• Chiffrement des données et documents stockés ou transférés

Le Décret du 5 octobre 2018 encadre les conditions de récupération des documents et données stockés par un service de coffre-fort numérique.

Expert en Solution de Gestion de l’Information, AGS Records Management vous accompagne avec une solution automatisée clé en main. Les bénéfices pour votre collectivité sont nombreux ;

• Être en conformité avec les lois et règlements de la dématérialisation des documents d’urbanisme,
• Améliorer l’efficacité du traitement des demandes d’autorisation d’urbanisme et réduire les coûts administratifs liés à leur gestion,
• Automatiser le processus pour recentrer l’activité des agents sur des missions à plus forte valeur ajoutée,
• Bénéficier d’un accompagnement délivré par des experts proposant des solutions adaptées aux enjeux de votre Collectivité, en reproduisant les meilleures pratiques déployées au sein d’établissements Clients qui vous ressemblent.

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