Numérisation de documents
5 centres de numérisation ou numérisation in situ (site Client)
1. Numérisation Standard (documents bureautiques)
La numérisation de documents bureautiques (format A5, A4, A3…), associée à des logiciels de GED, permet de simplifier la consultation de documents, de mieux les partager, ou d’y avoir accès en temps réel.
Approche Conseil : Nos Ingénieurs Conseil vous orientent sur les bons choix à opérer, grâce à un diagnostic de votre gestion documentaire : quels documents présentent un contexte favorable (ex : consultation immédiate, processus de validation…) ? Face à l’investissement lié à la numérisation, quelles typologies génèrent le meilleur « ROI » ? Comment intégrer les choix dans une stratégie globale de digitalisation ?
Engagement de transparence : AGS Records Management s’engage dans une charte de numérisation précisant entre-autre : le format de numérisation (noir et blanc, niveau de gris, couleur), la finesse d’indexation (dossier, sous-chemise, document, critères de nommage des fichiers…), les choix techniques retenus (OCR, LAD-RAD….). Les modalités de restitution des images, le sort final des documents (élimination, archivage externalisé…)
La numérisation de documents AGS Records Management
Prestataire de numérisation, AGS Records Management dispose d’une solide expérience pour numériser vos documents avec productivité et conformité.
L’entreprise possède :
- 14 centres de numérisation en France et 6 dans les DOM TOM
- 45 Scanners haut volume,
- 50 opérateurs de numérisation permanents,
- 3 chefs de production et 3 Ingénieurs avant-vente,
- 82 millions de documents numérisés par an…
Notre service de numérisation d’archives :
Pour aller plus loin :
- Reprise de masse : Mettre en place une organisation résolument numérique passe par la numérisation de fonds documentaires « utiles », pour donner toutes les chances aux utilisateurs de retrouver les documents recherchés.
Un projet de numérisation de masse se décompose en plusieurs étapes :
- Analyse des fonds documentaires, pour identifier les particularités des documents,
- Validation d’un cahier des spécificités numériques, définissant les règles à respecter en termes de numérisation, indexation, transfert des données et sort final des documents,
- Mise en place d’un pilote, pour valider les choix en phase de production de masse,
- Phase de production : formation des équipes, paramétrage de la chaine de production, numérisation (préparation, numérisation, indexation, reconditionnement), contrôles, diffusion des livrables…
- Accompagnement par un chef de projet numérique, organisation des réunions de suivi et diffusant des reportings de production.
AGS Records Management propose de gérer les projets dans ses 14 centres de numérisation de masse ou sur sites Clients en installant une chaine de numérisation et en missionnant des opérateurs de numérisation.
- Numérisation de flux entrants : AGS Records Management a dédié des équipes et centres à la numérisation de documents entrants : courriers, factures, contrats qui peuvent être gérés en flux continu pour vous permettre d’exploiter l’information en temps réel.
AGS Records Management adapte ses solutions à chaque contexte Clients :
- Traitement complet du processus de dématérialisation : de la réception des documents par voie postale (TSA), jusqu’à la fourniture d’un solution GED (WiDOGED) avec paramétrage de vos tâches dans un workflow,
- Traitement partiel et complémentaire avec votre organisation. Exemple : numérisation faite par vos équipes + indexation automatique des données par nos solutions logicielles et nos équipes. Autre exemple : Intégration des informations dans votre logiciel de GED (et non la solution WiDOGED de AGS Records Management).
AGS Records Management dimensionne ses équipes et moyens aux variations de votre activité, pour respecter les délais de traitement convenus ensemble.
2 processus sont fréquemment externalisés en flux entrants :
- Dématérialisation de factures fournisseurs, pour sécuriser d’avantage le contrôle de conformité des factures et centrer les équipes comptables sur des tâches métier à plus forte valeur ajoutée.
- Dématérialisation du courrier entrant : lettres, contrats, … Le processus permet de réduire les délais de traitement et donc améliorer le service Clients pour gagner en compétitivité.
2. Numérisation Fidèle (à vocation probatoire)
Le contexte réglementaire a sensiblement évolué depuis quelques années, conférant aux documents numériques la même force probante que les documents papier, sous certaines conditions.
Le point sur la réglementation :
Une solution de numérisation à vocation probatoire :
AGS Records Management propose un service de numérisation fidèle des documents certifié NF Z42-026, garantissant une « copie fidèle ».
Les documents ainsi numérisés doivent également être hébergés dans un Système d’Archivage Electronique normé NF Z42-013 pour apporter une force probatoire (voir aussi nos solutions SAE). Il est alors possible de supprimer le papier en toute légalité.
Les 10 points à retenir pour la copie fiable : Voici en synthèse les 10 grandes étapes à respecter pour qu’une copie électronique soit considérée comme fiable.
3. Prestataire numérisation de Formats Spécifiques (patrimoniale, livres, cartes, plans, etc.)
AGS Records Management a spécialisé un Centre de numérisation pour les documents patrimoniaux.
Les équipements permettent de numériser tous types de documents : formats A0, plans, microfilms, affiches, … en respectant l’intégrité de documents sensibles.
Des équipes permanentes sont formées à la manipulation de documents fragiles, et sont rompues aux règles de nommage des documents historiques ou des plans.
Nos process et équipements sont spécialement conçus pour sécuriser toute la chaîne du traitement :
- Transport dédié avec double équipage,
- Locaux dédiés : Aucune lumière artificielle, température et hygrométrie contrôlées, contrôle d’accès par badge, détection intrusion et incendie, armoires de conservation….
- Moyens matériels complets (voir descriptif ci-dessous) :
Cas pratique – Numérisation de plans
AGS Records Management a développé un savoir-faire spécifique pour la numérisation de plans, s’appuyant sur les savoir-faire suivants :
- Enlèvements des plans avec conditionnements spécifiques ou transfert des meubles de plans
- Numérisation sur scanners de plans dernière génération :
– Scanners 42’’ – laize d’entrée de 1100 mm
– Numérisation grande longueur – plus de 20 mètres
– Numerisation couleur/Niveau Gris/Noir et blanc
– Passage sur scanner Quartz pour plans fragiles (technologie par camera sans contact)
- Logiciels de traitement informatique spécifiques améliorant la qualité d’image
- Indexation des plans selon les informations d’identification présentes dans les cartouches
Découvrez nos services de numérisation de formats spécifiques :