Audit et Conseil Archivage

Le Pôle Archives Conseil aide les organismes privés ou publics à structurer et optimiser leur gestion documentaire.

Notre équipe est composée de plus de 50 collaborateurs, diplômés de l’enseignement supérieur en archivistique. Elle est en mesure de réaliser les missions suivantes :

• Conseil en archivistique: Évaluation du besoin client, conception de solutions personnalisées, état des lieux et cartographie de la fonction archives, rapport d’audit et de préconisations, aide à la décision, etc.
• Traitement d’un fonds d’archives: tri et classement, inventaire, reconditionnement, cotation définitive, versement, élimination, rangement et réorganisation d’un local archives, maintenance annuelle ;
• Valorisation patrimoniale: tri à la pièce, rédaction d’instruments de recherche selon les normes en vigueur, mise en œuvre d’une politique de conservation préventive (dépoussiérage, conditionnement ou reconditionnement en boites de conservation, etc.)
• Formation archivistique du niveau débutant au niveau expert.

Les équipes du Pôle Archives Conseil comprennent plusieurs profils (consultants, archivistes experts, opérateurs de saisie, etc.) qui peuvent intervenir directement sur site client ou dans nos centres de traitement et de conservation.

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Notre solution Audit & Conseil en archivage se découpe en 5 étapes

Découvrez les témoignages de nos clients

1- Audit/ Diagnostic des archives :

Cette première étape consiste à établir une cartographie complète de votre organisation documentaire afin d’analyser la situation et d’élaborer des préconisations d’amélioration. Nos consultants sont spécialisés par domaine d’activité (secteur public, secteur privé, RGPD, etc.)

2- Élaboration d’une politique documentaire :

Nos experts vous aident à mettre en place les outils nécessaires à la bonne gestion de vos archives :

• Politique d’archivage : pierre angulaire de toute fonction archives, ce document liste de manière détaillée les procédures à mettre en place afin d’optimiser la gestion des archives (versement, conservation, communication, élimination) et définit les responsabilités associées ;
• Plan de classement : ce document permet d’organiser de manière hiérarchisée la gestion de vos archives ;
• Tableau de gestion : cet outil permet de recenser l’ensemble des archives produites en y associant, pour chacune, une durée de conservation basée sur la réglementation en vigueur et de vos besoins ;

3- Réorganisation des archives :

Nos équipes procèdent au récolement, au tri puis au classement des archives afin de les rendre accessibles au sein d’un outil informatisé. Une maintenance annuelle peut être proposée afin d’assurer une gestion pérenne des archives sur le long terme (gestion des locaux d’archives, réalisation des versements et élimination annuelles, etc.)

4- Déploiement de solutions numériques :

Nos consultants vous aident à rationaliser la gestion électronique de vos document : traitement et classement d’archives électroniques, création d’arborescence de classement, audit des solutions logicielles existantes, étude préalable à la mise en place d’une GED, etc.

5- Formations des collaborateurs :

Nous créons et dispensons des formations spécifiques aux besoins de chaque organisme avec pour objectif de vous faire gagner en autonomie dans la gestion de vos archives. Suivez une formation archivistique avec AGS Records Management.

Consultez le catalogue des formations

AGS Records Management possède 34 centres de conservation d’archives agréés par le Ministère de la Culture pour la conservation des archives publiques. Le secteur public représente environ 40% de notre clientèle totale. En termes de chiffre d’affaires, nos principaux clients sont les suivants : Archives départementales, services centraux ou déconcentrés de l’État, secteur de la Santé, Établissements Publics Communaux ou Intercommunaux (EPCI), secteurs de la Défense ou encore de la Justice.

Nous avons créé des solutions sur-mesure, dédiées à votre structure :

Découvrez la solution municipalité

• Archivage physique
• Archivage électronique
• Numérisation
• ArcHybrid®