La Santé à l'heure du numérique

• Prévoir et maîtriser la durée de vie des systèmes d’archivage;
• Faire face à l’explosion des volumes électroniques des années à venir;
• Gérer des espaces confidentiels individuels ou partagés;
• Gérer les temps de réponses de plus en plus long des applications logicielles;
• Appréhender la gestion mixte (papier et informatique) pendant un certain temps;
• Assurer au patient la possibilité d’accéder à son dossier médical dans le respect de délais de communication de plus en plus courts;
• Gérer la pénurie d’espace dans des locaux inadaptés;
• Faire face à des classements anciens et hétérogènes;
• Préserver l’intégrité des données médicales sur support papier face à l’usure du temps;
• Rationaliser et optimiser l’organisation pour générer des économies.

Cadre réglementaire du domaine de la Santé

La loi du 4 mars 2002 relative à la constitution et à la communication du dossier médical assure la continuité des soins du patient. Elle renforce les droits des malades en consacrant le droit du patient à l’information concernant sa santé.

Le décret n°2006-6 du 4 janvier 2006, relatif à l’hébergement des données de santé à caractère personnel, instaure de nouveaux délais de conservation des dossiers médicaux et notamment ceux constitués dans l’établissement de santé doivent être conservés pendant 20 ans à compter de la date du dernier séjour ou de la dernière consultation externe du patient dans l’établissement.

Le règlement « eIDAS » n°910/2014 du 23 juillet 2014 du Parlement européen vise à garantir des échanges électroniques transnationaux validés et fiables. Son domaine de compétence regroupe notamment l’identification et l’authentification électroniques.

La loi n° 2016-41 du 26 janvier 2016 modernise le système de santé français grâce à l’écrit électronique et réfléchit aux conditions de dématérialisation des dossiers médicaux papiers.

Le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies : En vertu de l’article 1379 : « la copie numérique fiable a la même force probante que l’original papier ». La force probante est désormais indifférente au support, que le dossier soit sous format papier ou numérique. Pour conférer le caractère de fiabilité, il est nécessaire que la reproduction se fasse à l’identique de la forme et du contenu de l’original, que soit utilisés un horodatage et une signature électronique qualifiés ; et que l’intégrité soit garantie dans le temps (conservation des traces et des empreintes électroniques).

L’ordonnance n°2017-29 de janvier 2017 s’applique aux documents comportant des données de santé à caractère personnel et permet la destruction des originaux papier numérisés selon un processus fiable.

L’Ordonnance n° 2017-27 de janvier 2017 impose un agrément aux hébergeurs de données de santé à caractère personnel. L’hébergeur est agréé par le ministre chargé de la culture dans le cadre d’un service d’archivage électronique. A la fin de l’hébergement, l’hébergeur restitue les données sans en garder de copie.

Application par AGS Records Management

La solution Santé de AGS Records Management répond aux conditions d’agrément du ministère  de la Santé relative à la gestion des données de santé. L’agrément HADS vous garantir une traçabilité d’un bout à l’autre de la chaîne, ainsi vous pouvez transmettre vos dossiers numériques ou papier de manière totalement sécurisée. Nous disposons également d’un CIL (Correspondant Informatique et Libertés) au sein de notre structure informatique. Vos documents ne sont accessibles que par des personnes habilitées ou associées via un identifiant et un mot de passe. Enfin, nous vous garantissons un service de haute disponibilité : un archivage sûr et sans coupure de service même dans le cas d’un incident technique.

La Santé chez AGS Records Management

AGS Records Management accompagne les professionnels de santé dans la transition digitale de leurs archives médicales.

Solution globale dédiée Santé pour la gestion des archives médicales

• Une solution d’externalisation pour la conservation sécurisée de vos archives médicales
• Une solution de numérisation pour dématérialiser vos dossiers patients en toute conformité
• Une solution logicielle client unique pour la gestion de vos archives médicales au format papier et numérique
• Une solution d’archivage électronique (SAE) à valeur probatoire pour garantir l’intégrité et la confidentialité de vos des données de santé

La Solution Santé AGS Records Management est agréée Hébergement de Données de Santé (HADS) en conformité avec le contexte réglementaire Santé.

Les bénéfices d’un archivage électronique dans le secteur médical

• Numérisation de vos documents et dossiers patients par des plateformes industrielles pour éliminer la saisie manuelle des données, exigeant beaucoup de temps;
• Un archivage électronique  en conformité au contexte réglementaire et législatif (conformité aux normes NF Z42-013 et ISO 14641-1) et pour un accès rapide aux documents et données du patient en temps réel;
• Traçabilité du dossier garantie et la fin des problématiques liés au dossier papier;
• Traçabilité et intégrité des données de santé Renforcement du niveau de confidentialité contrairement à certains usages et pratiques liés à la distribution du document papier.

Quelques chiffres sur l’archivage médical

Découvrez toutes les solutions digitales AGS Records Management

• WiDO@PAIE : Solution pour l’archivage électronique des fiches de paie
• WiDO@FACT : Solution de dématérialisation et d’archivage électronique des factures
• WiDO@SIGN : Solution de signature électronique
• WiDOGED : Solution de gestion électronique de documents (GED)
• WiDOCOFFRE : Solution d’archivage électronique en coffre-fort à valeur probatoire
• WiDO@URBANISME : Solution pour l’archivage électronique et la numérisation des documents d’urbanisme