C’est quoi la traçabilité en archivage
En archivage, la traçabilité est la fonction permettant de suivre le cycle de vie d’un document, de sa création à sa destruction. La traçabilité assure de l’authenticité, l’intégrité et la confidentialité d’un document.
Comment assurer la traçabilité d’un document :
Pour garantir la traçabilité d’un document, il faut pouvoir stocker les informations le concernant (son nom, sa date de création, ses dates de modification, l’identité de son créateur, l’identité des utilisateurs qui l’ont modifié, son emplacement) et s’assurer que ces éléments n’ont pas été changés lors de son cycle de vie.
Un système de règle permettra de définir les personnes pouvant accéder au document, celles qui peuvent le modifier ou le supprimer. La traçabilité d’un document est donc plus facile à réaliser dans sa forme dématérialisée, même s’il est également plus facilement modifiable que sur une version papier.
Quels sont les étapes pour assurer la traçabilité d’un document :
Lors de sa création, le document doit contenir les premières informations essentielles : nom, date de création, auteur et son contexte.
A chaque modification, la nature des changements doit être enregistrée ainsi que la date de chacun des changements et les auteurs de ces modifications.
Chaque personne ou organisme qui accède au document doit être enregistré, ainsi que la date d’accès et les raisons de l’accès.
Durant toute la période de conservation, les informations sur les conditions de stockage, les mises à jour et les migrations vers de nouveaux formats doivent être consignées.
Enfin, lorsque le document doit être détruit, conformément aux délais de conservation, les détails de cette destruction doivent être enregistrés : la date, la raison et la méthode de destruction.
Pourquoi la traçabilité est-elle indispensable ?
Un système d’archivage de document doit toujours inclure une garantie de traçabilité pour rester crédible. Sans cette fonction, la sécurité et la pérennité des documents ne peut pas être établies.
La traçabilité est essentielle pour :
- Assurer l’authenticité des documents
- Protéger l’intégrité des documents
- Garantir la confidentialité des documents
- Simplifier la recherche
- Faciliter les audits
- Éviter les litiges
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