Qu’est-ce qu’un système d’archivage électronique (SAE)
Les entreprises produisent chaque jour de nombreux documents qu’il faut soit détruire, soit archiver. Un système d’archivage électronique doit permettre la conservation des documents numériques dans le temps. Le SAE permet aux utilisateurs d’accéder aux documents rapidement, mais il sert également d’outil d’archivage.
Quels sont les enjeux d’un système d’archivage électronique ?
Le système d’archivage électronique est le garant de la valeur probatoire des documents. Un document numérique se modifie plus facilement qu’un document papier, la loi a donc définit le principe de l’archivage à valeur probante selon 5 objectifs :
- Confidentialité : le SAE contrôle l’identification des personnes qui souhaitent accéder aux documents,
- Intégrité : le SAE certifie que les documents n’ont subi aucune modification depuis leur versement,
- Traçabilité : le système donne la description de toutes les opérations réalisées sur un document,
- Pérennité : le SAE assure que les documents restent lisibles dans le temps. Les documents ne doivent pas être altérés,
- Réversibilité : le système d’archivage donne la possibilité de récupérer tous les documents et éléments de preuve sans être dépendant de la technologie utilisée car la conservation des données peut être plus longue que la durée de vie du SAE.
Quels sont les fonctionnalités d’un SAE ?
Pour mener à bien ces objectifs, le système d’archivage électronique doit disposer de certaines capacités obligatoires :
- Paramétrage et administration : le SAE doit permettre de créer des référentiels d’archivage personnalisés, de gérer les durées de conservation des documents, de paramétrer les accès aux utilisateurs et les habilitations de lecture des documents,
- Versement de documents de manière sécurisée. Le traitement des documents doit faire l’objet d’un scellement, d’une empreinte et d’un horodatage,
- Conservation : les documents doivent être sécurisées. Protection contre les incidents et contre le vol,
- Consultation : les documents doivent pouvoir être consultés et mis à disposition rapidement pour les utilisateurs,
- Destruction : tout document doit être en mesure d’être détruit sous un strict contrôle et dans le respect des durées de conservation,
- Gestion : les administrateurs doivent pouvoir faire l’inventaire des documents conservés ou obtenir des justificatifs et certificats.
Pourquoi choisir un système d’archivage électronique ?
Un SAE présente donc de nombreux avantages pour améliorer la gestion des archives de l’entreprise. Le système d’archivage électronique assure un service d’archivage durable, fiable et sécurisé. Vous pourrez :
- Archiver et classer vos documents
- Consulter les archives existantes facilement
- Gérer automatiquement le cycle de vie de vos documents
- Sécuriser les documents confidentiels dans un coffre-fort électronique
- Maîtriser les accès aux documents