Qu’est-ce que le récolement d’archives
Le récolement consiste à établir une liste des documents d’archives contenu dans un fond. Il faut vérifier, contrôler et décrire chaque document pour construire un inventaire détaillé. C’est une tâche longue et minutieuse essentielle dans le processus de gestion et de conservation des archives pour exploiter au mieux les archives et faciliter leur conservation. Ce processus doit permettre de supprimer les documents qui n’ont plus lieu d’être conservé. Il doit également favoriser la recherche d’éléments au sein du fond d’archives.
Quelles sont les étapes du récolement
Le récolement d’un fond documentaire s’effectue en 6 étapes :
- Inventaire : Il s’agit de lister l’ensemble des documents présent dans le fond d’archives.
- Classement : On regroupe les documents par catégories en fonction de leur nature, de leur support, de leur provenance ou de leur usage.
- Tri et vérification : Il faut vérifier chaque document pour s’assurer de l’exactitude de ses informations, comme la date, les auteurs ou sa fonction. Les documents à éliminer son supprimer de l’inventaire.
- Indexation : Chaque document est décrit en détail puis rangé selon les règles archivistiques définis pour permettre de le retrouver aisément.
- Numérisation si nécessaire : le récolement peut être l’occasion de transférer les documents pertinents sur un support numérique afin de faciliter leur consultation et leur préservation.
- Rapport de récolement : Un rapport est livré à l’issu du processus de récolement des archives pour rendre compte du travail effectué.
Pourquoi récoler ses archives
Récoler ses archives est une étape obligatoire pour une bonne gestion des documents. Ne pas le faire, c’est prendre le risque de ne plus être en mesure de retrouver un document à un instant donner ou d’être non conforme aux réglementations.
Mais surtout, le récolement à pour objectif de rendre votre archivage plus performant :
- Préserver votre patrimoine professionnel : Vos archives sont une précieuse d’information sur l’historique de votre entreprise.
- Protéger vos documents : Le récolement permet la mise en place de procédure pour préserver les archives contre le temps, les risques d’incendie, d’inondation et autres dégradations.
- Organiser vos archives pour les retrouver facilement : Un fond d’archive bien récolé favorise la recherche de document. La collection est classée, triée, organisée selon des normes qui permettent de retrouver facilement une pièce.
- Répondre aux exigences légales : Certains documents doivent être légalement conserver pour une durée minimum. Cette durée de conservation des archives est définies par le législateur, y contrevenir est passible de sanctions. Le récolement vous permet aussi d’éliminer les documents qu’il n’est plus nécessaire de conserver.
AGS Records Management, spécialiste du récolement d’archives
AGS Records Management est spécialiste de l’archivage de documents depuis 1986. Le récolement d’archives est une étape clé dans chaque prestation d’archivage afin d’accompagner les entreprises dans une gestion performante de leurs archives.
L’évolution des technologies oriente aujourd’hui l’archivage vers une dématérialisation des documents. AGS Records Management accompagne toujours les entreprises pour une solution de numérisation des documents et un archivage hybride.