C’est quoi la pérennité d’un document
La pérennité d’un document est sa capacité à être conservé et accessible dans le temps sans subir de dégradation ou de perte d’information. La pérennité est un élément essentiel de l’archivage et de la gestion documentaire pour assurer la fiabilité des documents.
La pérennité est un enjeu majeur de l’archivage électronique car les supports numériques ont une durée de vie limitée. Les formats de stockage peuvent également devenir obsolètes. Des normes spécifiques existent (EAD, ISO27001, ISO16363) pour garantir la pérennité des informations.
La pérennité d’un document ne dépend pas seulement de normes techniques. La gouvernance, les politiques d’archivage et les procédures mises en place permettent également de pérenniser les documents archivés.
Comment s’assurer de la pérennité d’un document
Pour garantir la pérennité d’un document, il faut, dans le cas d’un archivage physique :
- Conserver les documents dans de bonnes conditions. Cela signifie garantir que les documents ne seront pas altérés par l’humidité, la température ou la luminosité.
- Prévenir le centre de stockage contre les incendies et les inondations.
- Utiliser une archive de qualité : choix du support et de l’encre utilisée.
- Limiter l’accès aux documents aux personnes autorisées.
Dans le cas d’un archivage électronique, il faut :
- Choisir le bon format d’archive en privilégiant les formats ouverts et standardisés dont l’usage est largement adopté. Le choix d’un format très utilisé réduit les risques qu’il ne soit pas maintenu dans le temps. Vous pouvez choisir un format PDF/A pour les documents textuels et TIFF pour les images.
- Ajouter des métadonnées sur les documents pour permettre leur traçabilité.
- Mettre en place des méthodes pour prévenir l’intégrité du document pour garantir qu’il n’a pas été altéré depuis sa création.
- Limiter l’accès aux documents aux personnes autorisées.
- Eviter le piratage en sécurisant les serveurs où sont stockés les informations. Les données peuvent être cryptées pour garantir leur protection.
- Des sauvegardes doivent être effectuées régulièrement et stockées sur des serveurs de provenance géographique différente afin d’éviter les pertes liées à des catastrophes (incendie, inondation).