Qu’est-ce que numériser
Premier pas vers la digitalisation, la numérisation consiste à transformer des documents physiques (au format papier ou analogique) en copies numériques accessibles et exploitables en ligne.
Quels sont les avantages de la numérisation
Pour les entreprises, la numérisation de documents permet d’améliorer l’archivage et la gestion documentaire. Mais numériser un document peut avoir de nombreux avantages :
- Accès simplifié : les utilisateurs peuvent chercher et consulter les documents plus facilement, sans dépendre du lieu d’archivage. Plusieurs utilisateurs peuvent ainsi consulter le même document. Ceux-ci peuvent être restitués sous différents formats.
- Préservation du document : dans le cas de documents anciens ou détériorés, la numérisation permet d’éviter de nouvelles manipulations susceptibles de le dégrader un peu plus. Le document numérique n’est plus victime du temps ou des conditions d’archivage. En bonus, la qualité du rendu peut être améliorée.
- Sécurité : les documents ne sont plus soumis aux conditions d’archivages ni aux risques de destruction par l’eau ou le feu. Les documents numérisés peuvent être dupliqués pour prévenir tout incident. La numérisation participe au plan de continuité d’activité.
Quelle est la différence entre numérisation et dématérialisation
La numérisation vise un stock ou un flux de documents. La dématérialisation est plus large et consiste à gérer de façon électronique des données ou des documents les échanges entre partenaires (entre entreprises, collaborateurs, etc.)
La dématérialisation inclut bien souvent de la numérisation, mais elle peut aussi traiter des processus.
Quels sont les étapes de la numérisation
La numérisation peut se définir en 4 étapes :
1/ Définir son projet
Il s’agit de savoir quel but se cache derrière ce besoin de numériser : pourquoi numériser, quelle sera l’utilisation des documents, qu’en est-il de l’obligation légale…
Cette étape est nécessaire et importante pour déterminer le choix du format final. Faut-il une numérisation fidèle ou une numérisation classique est-elle suffisante ? L’audit du fonds d’archive à numériser pourra répondre à ces questions.
2/ Sélection des documents à numériser
Il n’est jamais nécessaire de dématérialiser toutes ses archives. Les ressources de l’entreprise (capacité de stockage, finance) et les obligations légales déterminent ainsi les documents à numériser en priorité.
Comment sélectionner les documents à dématérialiser en priorité ? Les éléments suivants permettent de désigner les documents prioritaires :
- La fréquence d’utilisation et de consultation
- La durée de conservation
- L’état des documents et leur risque de dégradation
- La valeur légale
- La confidentialité
3/ Numériser les documents
Il s’agit de l’aspect technique du processus pour transformer le flux de documents en données électroniques.
Nous prenons en charge vos documents pour les transporter vers l’un de nos centres de numérisation. Dans le cas de documents avec un fort niveau de confidentialité ou de sécurité, nous pouvons les numériser sur site.
Pour faciliter la recherche ultérieure des documents, ils sont scannés et traités avec des outils LAD, RAD et OCR pour extraire automatiquement des informations ou du contenu qui seront utilisées comme métadonnées descriptives.
Nous disposons de scanners suffisamment grands pour traiter les documents grands formats comme les plans.
4/ Restitution des documents
Les documents numérisés sont accessibles dans notre outil Wido360 avec accès restreint en fonction des droits accordés à chacun des utilisateurs.