C’est quoi l’intégrité d’un document
L’intégrité d’un document consiste à garantir que le document n’a pas été modifié ou corrompu sans autorisation depuis sa création ou sa dernière modification. L’intégrité est donc un élément essentiel pour s’assurer de la fiabilité et de la validité d’un document, notamment dans le domaine de l’archivage, de la gestion de l’information ou les transactions électroniques.
Des mécanismes de protection et de suivi sont à mettre en place pour assurer l’intégrité d’un document. Des méthodes comme l’horodatage, le contrôle d’accès ou la signature numérique permettent de vérifier si le document a été modifié depuis sa création. Un document dont l’intégrité n’est pas garantie voit sa crédibilité compromise.
Que faut-il vérifier pour garantir l’intégrité d’un document ?
Assurer l’intégrité d’un document est essentiel dans le domaine de l’archivage. Plusieurs moyens sont disponibles :
- Contrôle d’accès : Limiter l’accès au document uniquement aux personnes autorisées via un système de gestion de droits. Ainsi les personnes n’ayant pas les droits ne peuvent pas modifier le document.
- Gestion des versions : Suivre et gérer les différentes versions du document. Couplé à la gestion des droits, cela permet de contrôler qui a le droit de modifier le document.
- Signature numérique : Utiliser la signature numérique pour vérifier l’authenticité du document. La signature assure que le document n’a pas été altéré depuis la signature.
- Horodatage : Utiliser un horodatage pour enregistrer la date et l’heure auxquelles le document a été créé ou modifié.
- Checksums ou sommes de contrôles : Calculer et stocker une somme de contrôle du document. Si le document est modifié, la somme de contrôle changera, ce qui permet de contrôler si le document a été altéré.
- Stockage sécurisé : Conserver le document de manière sécurisée avec des serveurs protégées, des systèmes de sauvegarde et des systèmes de sécurité physiques.
- Journalisation : Faire un registre des accès au document, des modifications et des utilisateurs qui ont interagi avec lui pour identifier les activités anormales.
- Sécurité informatique : Assurer la sécurité informatique pour protéger le document contre les virus et les attaques malveillantes.
- Protection contre la perte des données : Sauvegarder régulièrement le document et dupliquer cette sauvegarde pour prévenir la perte de données.
- Gestion des documents : Définir une politique de gestion des documents que les utilisateurs peuvent suivre.
Assurez l’intégrité de vos documents archivées avec un prestataire spécialisé.