Qu’est-ce que la gestion sur site des archives ?
La gestion sur site des archives (ou gestion interne des archives) englobe le stockage, la classification, et la préservation des documents d’une entreprise au sein de ses propres locaux. Contrairement à l’externalisation, cette méthode permet un contrôle direct sur l’intégralité du processus archivistique.
Pourquoi opter pour la gestion sur site des archives ?
Opter pour la gestion sur site offre plusieurs avantages, notamment en termes de rapidité d’accès et de contrôle sur la sécurité des documents. Cela permet également une personnalisation plus poussée du système d’archivage, aligné sur les besoins spécifiques de l’entreprise.
Avantages de la gestion sur site des archives
Accès immédiat et contrôle total
La proximité des archives, au sein de l’entreprise garantit un accès plus rapide aux documents. De plus, les entreprises bénéficient d’un contrôle total sur la gestion interne de leurs documents.
Personnalisation et optimisation des coûts
La gestion sur site des archives permet une personnalisation totale selon les besoins et peut s’avérer économique à long terme, surtout pour les entreprises disposant déjà de l’espace de stockage nécessaire.
Inconvénients de la gestion sur site des archives
Coûts initiaux et maintenance
L’investissement initial en matériel et en infrastructure peut être conséquent. De plus, la gestion sur site exige un traitement régulier des documents par des archivistes maîtrisant les spécificités du système d’archivage de l’entreprise.
Gestion de l’espace et sécurité
Les entreprises doivent aussi gérer l’espace d’archivage et assumer la responsabilité complète de la sécurité des documents, ce qui peut présenter des défis. Il ne s’agit pas simplement de se protéger contre le vol mais aussi contre la destruction liée au feu, à l’eau, à l’usure du temps.
Comment mettre en place une gestion sur site efficace ?
Évaluation des besoins et planification
Commencez par évaluer vos besoins spécifiques en termes de volume et type de documents. Planifiez l’espace nécessaire et le type d’infrastructure requise.
Sélection d’équipements et logiciels
Investissez dans les équipements et logiciels adéquats pour la gestion des archives.
Organisation et sécurité
Mettez en place une organisation efficace et assurez-vous que les mesures de sécurité sont en place pour protéger vos archives.
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