C’est quoi la destruction d’archives
La destruction d’archives désigne le processus d’élimination des documents, soit par la destruction soit en les rendant illisible. La destruction d’archives est souvent déployée pour des raisons de confidentialité, d’optimisation d’espace ou pour être conforme à la politique de conservation des documents.
La destruction d’archives peut être anticipée en suivant les délais légaux de conservation.
Pourquoi détruire ses archives
La destruction d’archives fait partie d’une bonne gestion de l’information. Cela permet aux entreprises d’améliorer l’efficacité opérationnelle en se concentrant uniquement sur les documents actuels et pertinents.
La destruction d’archives est surtout une obligation légale. La législation impose d’éliminer certains documents, notamment pour protéger les données personnelles. La destruction d’archives a ainsi un rôle de confidentialité et de protection des données. Les documents qui contiennent des informations sensibles ou confidentielles doivent être éliminés pour prévenir les risques de vol d’identité, de fraude ou de divulgation d’informations confidentielles.
La destruction des archives permet d’optimiser ses coûts avec une meilleure gestion des documents. Moins d’archives, c’est moins d’espace nécessaire pour les conserver.
La destruction d’archives a enfin un intérêt écologique. Les papiers peuvent être recyclés afin de contribuer à la rationalisation du papier. L’élimination des archives numériques permet aussi de réduire l’impact environnemental des serveurs de stockage.
Comment se déroule la destruction d’archives
Le processus de destruction d’archives commence par le tri des archives. Il faut identifier les documents qui arrivent en fin de durée de conservation ou qui ne sont plus nécessaires. Il est possible de trier les documents par nature de destruction attendue : documents confidentiels ou non.
Les documents doivent être vérifiés afin de s’assurer qu’aucune archive ne doit légalement être conservée.
Définition de la méthode de destruction : les archives peuvent être éliminées par broyage, incinération ou déchiquetage. Les archives numériques peuvent être simplement effacées ou démagnétisées. Le support physique peut aussi être détruit.
Le prestataire de destruction peut alors opérer à l’élimination sécurisée. Un certificat d’élimination est remis au donneur d’ordre pour garantir de la bonne élimination des archives.
Le processus de destruction d’archives doit être réalisé avec rigueur. Faites appel à un prestataire confirmé pour s’assurer que le processus est effectué correctement.