Qu’est-ce que le conseil en archivage ?
Le conseil en archivage est une prestation visant à donner au client le maximum d’informations concernant sa future politique d’archivage. Cette prestation indispensable permet de définir la stratégie de gestion des archives afin qu’elle soit efficace et pérenne.
Le but du conseil en archivage est d’identifier les documents à archiver pour en faciliter la conservation. Il s’agit d’inventorier l’ensemble des documents, de leur création à leur archivage définitif, pour déterminer ce qui doit être conservé, sous quel format et pour quel délai.
A l’issue de cette prestation, le client connaîtra quels documents sont à conserver de façon physique ou dématérialisée.
Que contient une prestation de conseil en archivage ?
La prestation de conseil en archivage comprend notamment :
– L’audit de son système d’information ;
– La rédaction ou l’aide à l’élaboration d’une charte d’archivage ;
– L’élaboration de tableaux de tri et/ou d’un plan de classement ;
– Des préconisations pour la conservation sécurisée des documents ;
– Des actions de formation ou de sensibilisation
Les prestations 2,3 et 4 sont validées conjointement par le donneur d’ordre et le prestataire.
L’audit des archives, une étape indispensable
La première étape de tout conseil en archivage est de réaliser un audit des archives. Sans cet audit, impossible de déterminer les besoins de l’entreprise et donc d’établir un plan d’archivage pertinent. Pour réaliser cet audit, AGS Records Management se déplace chez vous pour réaliser une étude de vos processus internes.
Que contient un audit des archives ?
L’audit des archives consiste à étudier l’existant :
- Type de document
- État de conservation
- Méthode d’organisation
- Moyens humains et techniques mis en œuvre
AGS Records Management, conseils en archivage sur mesure
Avec AGS Records Management, vous bénéficiez de près de 40 ans d’expérience en solutions d’archivage et en numérisation de documents. Fort de cette expérience, nous proposons des solutions sur mesure adaptées à chaque besoin pour optimiser les coûts et les performances des entreprises. Un audit complet permet de comprendre les besoins de chaque entreprise pour élaborer le plan d’archivage adéquat.