Qu’est-ce que la communication des archives
La communication d’archives est la mise à disposition des services des documents, par le prestataire d’archivage, des documents aux utilisateurs, que ce soit au sein d’une entreprise ou à un public externe. Il peut s’agir de la communication des données théoriques, comme les connaissances des délais réglementaires, des procédures pour assurer leur protection lors de leur consultation ou leur réutilisation numérique.
Que doit-on prendre en compte pour la communication d’archives
La communication des archives est un processus complexe qui vise à rendre les archives accessibles tout en assurant leur préservation et en respectant les obligations légales. Cela couvre plusieurs aspects essentiels pour rendre les archives accessibles et utilisables par différents publics.
La communication d’archives permet l’accès et la consultation des documents archivés pour des besoins externes ou internes. Ces accès doivent tenir compte des obligations légales de confidentialité et de protection des données personnelles et limiter l’accès à certains documents sensibles ou privés. Cela inclut la mise en place de catalogues, de guides et d’outils de recherche pour aider les utilisateurs à localiser et comprendre les documents d’archives.
Les documents présentés doivent rester sûrs. Ils doivent conserver leur pérennité. La communication d’archives implique donc de prévoir des règles strictes pour la manipulation des documents, qu’ils soient physique ou numérique.
Le prestataire doit aussi fournir une assistance aux utilisateurs comme des conseils de recherche par exemple.
Ces conditions sont à respecter également lorsque les archives sont numérisés.