Qu’est-ce que le classement d’archives
Le classement d’archives est une étape essentielle dans la gestion des documents qui permet de maintenir l’ordre, d’assurer la sécurité des informations, de respecter les obligations légales et de faciliter l’accès aux informations.
Il s’agit du processus d’organisation et de catégorisation des documents dans un système d’archivage. Ce processus est important dans la gestion de document, que les archives soient physiques ou numériques.
Mettre en place un système de classement d’archives
Mettre en place un système de classement d’archives efficace est déterminant pour une bonne gestion de l’information au sein d’une entreprise.
Il est nécessaire d’évaluer les besoins et l’existant, quels types de documents sont produits et stockés par l’entreprise, et sous quel format (papier ou numérique). L’audit est indispensable pour comprendre le volume et le type de documents à gérer.
En fonction des résultats de l’audit, une politique de classement détaille comment les documents doivent être organisés. La politique d’archivage doit définir les catégories de classement, les périodes de conservation, les procédures de destruction et les droits d’accès des employés. Les catégories de classement peuvent être basées sur le type de document, la localisation, le projet concerné ou un critère pertinent. Ce plan de classement doit permettre de faciliter la recherche et l’accès aux documents. La politique d’archivage définit également le choix du système de stockage, papier ou numérique (avec un système de GED adapté).