Qu’est-ce qu’un bordereau d’enlèvement
Dans le cadre d’une prestation d’externalisation des archives d’entreprise, le bordereau d’enlèvement est un élément important. Il sert à enregistrer et à suivre le transfert des archives des bureaux de l’entreprise jusqu’au centre d’archivage du prestataire.
Le bordereau d’enlèvement assure la traçabilité et la sécurité des archives durant le transfert. Il sert aussi de preuve en cas de perte ou de dommage. C’est un élément clé pour maintenir l’intégrité et la confidentialité des informations.
Que contient le bordereau d’enlèvement d’archive
Le bordereau d’enlèvement contient généralement des informations précises sur les archives qui sont transférées.
- Identification de l’expéditeur et du destinataire
- Description des archives : type de documents, importances, dates
- Quantité et format : définit le nombre de boites ou d’unités d’archives et le format de celles-ci (numérique, papier, photo, etc…)
- Numérotation et marquage : les boites ou unités sont numérotés pour faciliter le suivi de leur localisation
- Instructions : toutes les instructions spécifiques concernant le maniement, le transport ou le stockage des archives
- Accord : signatures des parties impliquées pour confirmer l’exactitude des informations et l’accord du transfert