Qu’est-ce qu’une archive
Une archive est un ensemble de documents sélectionnés pour être conservés pour une durée définie en raison de leur valeur juridique, administrative ou historique.
Les archives d’une entreprise contiennent des informations sur les activités et la structure de la société. Il peut s’agir de documents financiers, de contrats (clients et fournisseurs ou contrat de travail), de dossiers RH, de plans, ou encore de fichiers clients. Les entreprises doivent conserver leurs archives pour des raisons légales, chaque type de document dispose d’une durée de conservation définie par la loi.
Les archives publiques désignent les documents produits, reçus et conservés par les organismes gouvernementaux et les administrations publiques. Elles sont régies par différentes réglementations, sous contrôle du Service Interministériel des Archives de France S.I.A.F.
Les archives médicales sont des dossiers et documents liés aux données de santé. Elles contiennent des dossiers médicaux, radiographies, résultats de tests, rapports chirurgicaux et certificats. Elles sont à conserver par les organismes de santé et les hôpitaux. Les conditions d’archivage sont strictement règlementées, seuls des prestataires agréés sont autorisés à les conserver.
Quels sont les types d’archives
Une archive suit un cycle de vie en 6 étapes : création, classification et organisation, conservation et stockage, accès et utilisation, conservation à long terme, élimination et destruction.
Durant ce cycle de vie, les archives sont catégorisées en 3 groupes correspondant à leur phase d’utilisation :
- Les archives courantes dites “vivantes” : à valeur administrative, elles sont nécessaires à la gestion des affaires en cours. Utilisées fréquemment, elles sont conservées à proximité des utilisateurs, dans les bureaux.
- Les archives intermédiaires dites “semi-vivantes” : elles concernant les affaires traitées dont l’usage est moins fréquent pour l’entreprise mais qui doivent être conservées pour des besoins administratifs ou juridiques.
- Les archives définitives dites “historiques” : elles sont conservées du fait de la valeur patrimoniale ou historique et ne doivent pas être détruites.
Les besoins d’accès et de consultation de chacun de ses groupes d’archives ne sont pas les mêmes et ne nécessitent pas le même type de conservation.
Comment conserver vos archives d’entreprise
Les professionnels disposent de plusieurs solutions pour conserver leurs archives.
- La conservation physique des archives : il s’agit de la conservation des documents sur leurs supports d’origine, papier ou autre, dans des espaces dédiés au sein de l’entreprise ou auprès d’un prestataire d’archivage spécialisé. Ce type de conservation nécessite un plan de classement et doit respecter des normes de sécurité strictes (feu, inondation, usure).
- La conservation numérique des archives : Il s’agit de la numérisation des documents physiques pour les stocker sous forme électronique. Ce stockage numérique facilite l’accès, la recherche et la préservation à long terme. Ce système de stockage sécurise les documents contre les dégradations. Il faut toutefois mettre en place des mesures de sécurité pour protéger les données.
- La conservation hybride : Il s’agit d’un archivage mixte, à la fois physique et numérique qui permet de tirer le meilleur parti de chaque solution. Les entreprises peuvent ainsi conserver une part de leurs archives sous format papier en dématérialisant les nouveaux documents.
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