Histoire de savoir-faire : Simon Ostermann Responsable du Pôle Santé
Simon Ostermann, responsable du secteur Archives médicales
Si AGS Records Management est une histoire de savoir-faire et de techniques, elle est aussi une histoire de femmes et d’hommes qui accompagnent les institutions dans leurs problématiques d’archivage physique et numérique. L’occasion d’en savoir plus sur les personnes qui animent ces métiers au quotidien.
Rencontre avec Simon Ostermann
Responsable du Pôle Santé chez AGS Records Management
Diplômé d’un master 2 en histoire contemporaine et d’un autre en ingénierie documentaire, Simon Ostermann intègre l’entreprise en 2011. Aujourd’hui responsable du Pôle Santé de AGS Records Management, il s’occupe du secteur des archives médicales (20% du chiffre d’affaires de l’entreprise).
Simon est plus particulièrement le chef d’orchestre du marché de l’AP-HP (39 hôpitaux) qui représente 232 km linéaires d’archives, soit un Paris-Roubaix ! « Le secteur médical est un puissant producteur d’archives contenant des données particulièrement sensibles », souligne Simon Ostermann.
AGS Records Management a remporté ce marché en 2011, puis en 2018. Immergé dans les problématiques de l’AP-HP depuis dix ans, Simon connaît les souhaits des hôpitaux et s’attache à répondre au plus près de leurs attentes. « Le marché des hôpitaux de l’AP-HP fait partie des marchés de long terme qui inscrivent notre action dans le temps long de l’archivage hospitalier hexagonal », assure-t-il.
Une diversité de missions
Au quotidien, Simon organise et suit les marchés d’externalisation du secteur privé et du secteur public. En lien étroit avec les autres services de AGS Records Management, il rédige les devis, gère les plannings des opérations, et participe à la rédaction des mémoires techniques des appels d’offres.
Simon intervient également dans la partie audit et conseil. Il a ainsi audité le système d’archivage de plusieurs hôpitaux de plusieurs GHT et hôpitaux. Des missions qui ont permis de dégager l’ensemble des contraintes rencontrées (organisation, pénurie d’espace) et les préconisations visant à améliorer le processus archives (versement, aménagement des locaux, destruction des archives dont la durée de conservation est échue, …)
Une transition digitale en cours
Au total, AGS Records Management gère les archives de 200 établissements publics et privés. « Nos sites abritent 600 km d’archives médicales. Côté digital, ce sont 3 millions de dossiers patients qui sont hébergés dans notre solution d’archivage électronique HADS », précise le responsable du pôle.
La dématérialisation suscite actuellement de multiples débats dans le secteur médical. « Nous orientons les établissements de santé dans une optique de gestion hybride, l’archivage papier accompagne l’essor de la dématérialisation. Notre plus-value est justement d’accompagner avec pédagogie nos clients dans cette perspective. » assure Simon.
Il a participé ainsi au déploiement de WIDOSAE©, le système d’archivage électronique (SAE) que propose AGS Records Management notamment à travers la rédaction de la documentation (Politique d’archivage, DGTS, DPA). Le SAE suscite un engouement naissant dans le secteur de la Santé car il garantit l’archivage à vocation probatoire des documents et des métadonnées conservés, enjeu majeur pour les données de santé à caractère personnel.
Un secteur central de la société
Le secteur de la santé manifeste actuellement un recours accru à l’externalisation, besoin qui s’explique par une baisse des capacités de stockage dans les hôpitaux et par un effet indirect de la crise sanitaire.
« Accompagner les hôpitaux et les cliniques dans l’évolution de leurs solutions d’archivage constitue ma mission au quotidien. La diversité des situations et des problématiques sans cesse renouvelées dans un secteur si central de notre société est un défi personnel enrichissant. » conclue Simon Ostermann.
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