Halte aux idées reçues sur le coffre-fort électronique
Illustration numérique du coffre-fort physique, la version électronique est un service en ligne d’archivage des données et des documents comme les bulletins de paye ou les contrats clients. Si cette solution fluidifie les échanges dans l’entreprise, elle cristallise de nombreuses questions et idées reçues. Nos experts font le tri et vous éclairent sur ce qu’est vraiment cet outil indispensable à l’heure de la dématérialisation.
« Le coffre-fort numérique complique la tâche des services des RH »
Loin de complexifier le travail des RH avec une mise en ligne des documents, le coffre-fort participe à la simplification des tâches des collaborateurs et diminue les actions chronophages de l’équipe RH. La remise des documents est plus facile, se fait en temps et en heure grâce à l’automatisation, et leur accès se fait à tout moment et même en dehors de l’entreprise. À la clé également, une solution de coffre-fort numérique réduit l’empreinte écologique de l’entreprise et améliore la marque employeur.
« Le coffre-fort électronique ne sert qu’à recevoir les bulletins de paye »
Si le coffre-fort se fait connaître des collaborateurs en première instance pour les bulletins de paye (loi El Khomri de 2017), il est loin d’avoir cette seule fonction. Le salarié a la possibilité d’intégrer dans son coffre-fort tous les documents numériques qu’il souhaite, allant des documents d’imposition à ceux de la mutuelle en passant par ses contrats de travail ou des copies de pièces d’identité. Une manière de centraliser sa gestion et de pouvoir classer les documents en fonction des organismes ou de la thématique ou encore de les partager en toute sécurité avec un tiers de confiance. Le coffre-fort propose également des fonctionnalités personnalisables pour faciliter les échanges avec les équipes RH.
« On ne connaît pas l’origine des documents conservés le coffre-fort »
La mise en œuvre du coffre-fort électronique est encadrée par plusieurs réglementations et normes. La norme NF Z42-020 définit les spécificités fonctionnelles que le coffre-fort numérique doit posséder pour garantir la confidentialité, l’intégrité et la pérennité des données numériques conservées.
« Le coffre-fort peut être une solution violable »
Le coffre-fort électronique est espace d’archivage à valeur probatoire, sécurisé pour stocker, ranger et recevoir des documents sous un format dématérialisé. Il est protégé par un système de cryptage répondant à des conceptions complexes pour assurer un niveau de sécurité optimal. Afin de le renforcer encore, les différents modèles de coffre-fort proposent des options comme l’horodatage, la double authentification ou la signature électronique.
« Le coffre-fort ne garantit aucune confidentialité, car il est lié à l’entreprise »
Si c’est l’employeur qui met à disposition des salariés un coffre-fort numérique, ce dernier appartient bel et bien à chacun des collaborateurs. Son contenu est donc strictement personnel et confidentiel. Lorsqu’un salarié quitte l’entreprise, son coffre-fort reste le sien. L’article 20 du RGPD reconnaît des droits d’information, de modification, de suppression et de portabilité des données personnelles. Selon le « droit à la portabilité », les données personnelles doivent pouvoir être transférables via des moyens automatisés, avec l’accord de la personne à qui elles appartiennent.
« La capacité du coffre-fort numérique est limitée »
En fonction de la solution choisie, le coffre-fort électronique possède une capacité qui peut aller de quelques giga-octets à plusieurs téraoctets. Elle varie en fonction du fournisseur et du plan choisi par l’entreprise.
« Un coffre-fort, c’est comme un système d’archivage électronique »
Le S.A.E et le coffre-fort numérique ont pour point commun d’être tous les deux des outils de conservation et de maintien de la valeur probante. Mais leurs usages diffèrent ainsi que leur cadre légal. D’un côté, le coffre-fort numérique sert à la conservation des documents électroniques pour une durée déterminée par la législation. Le S.A.E a lui plutôt vocation à pérenniser les documents archivés, avec un accès limité à un certain nombre d’utilisateurs. Il sert à produire les éléments de preuve et de traçabilité des événements en cas de contrôle administratif ou de contentieux juridique et constitue ainsi le plus haut niveau de sécurisation. Le S.A.E va plus loin que le coffre-fort et prend en compte tout le processus d’archivage électronique. Le coffre-fort est finalement un composant d’un S.A.E.
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