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Établissement public, que dois-je faire de mes archives définitives ?

Archives définitives conservation et archivage pour les établissements publics

Les archives publiques étant imprescriptibles et inaliénables, elles appartiennent au domaine public et ne peuvent être détruites sans l’avis de l’État. Ses services et les collectivités, qui produisent de grandes quantités d’archives, répondent à des règles différentes.

Les services de l’État contraints au versement

Pour les services de l’État, la règle fondamentale en matière d’archivage public contraint donc tout fonctionnaire ou producteur d’archives à être responsable des documents qu’il produit ou reçoit, sans en être pour autant propriétaire. Il est dans l’obligation de remettre au service d’archives chargé de les conserver, en fonction des conditions fixées par le Conseil d’État, les archives définitives à l’échéance de leur DUA.

Une condition qui fait exception

Mais comme dans toute règle, il existe des dérogations face auxquelles l’administration des archives laisse le soin de la conservation des archives publiques à certains organismes compétents lorsqu’ils présentent des conditions satisfaisantes de conservation, de sécurité, de communication et d’accès des documents. Un décret fixe alors les conditions de la coopération entre l’administration des archives et ces organismes (Code du patrimoine, art. R 212-12).

Des collectivités propriétaires et responsables

Du côté des collectivités territoriales et des établissements publics, le Code du patrimoine précise qu’ils sont propriétaires de leurs archives et donc responsables de leur conservation et de leur communication de tous les types d’archives. Elles doivent être en conformité avec les instructions du Service interministériel des Archives de France (SIAF) qui recommande la mise en place de services d’archives en capacité d’accueillir les documents en un lieu unique et adapté.

Le cas particulier des communes de moins de 2000 habitants

Là encore un cas fait exception : celui des communes de moins de 2000 habitants. Elles ont l’obligation de déposer aux Archives départementales « les documents de l’état civil ayant plus de 500 ans de date, les plans et registres cadastraux ayant cessé d’être en service depuis au moins trente ans et les autres documents d’archives ayant plus de 100 ans de date ». La commune peut parfois conserver elle-même ces documents après déclaration auprès du représentant de l’État dans le département (Code du patrimoine, art. L 212-11).

Et après le versement ?

Après leur versement, les producteurs d’archives peuvent obtenir la communication des archives définitives sur demande auprès du service public d’archives chargé de leur conservation. Un cas fait exception : lorsque les archives contiennent des données à caractère personnel. Le producteur d’archives doit alors attendre l’expiration de la durée de conservation fixée par l’article 6 de loi modifiée n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

Toute infraction à ces principes et tout détournement d’archives publiques est passible d’amendes et de peines d’emprisonnement (code du patrimoine, art. L214-1 à L214-10).

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