DRH : pourquoi la dématérialisation s’avère une bonne solution pour gérer efficacement les documents RH ?
Se tourner vers une gestion dématérialisée des données des collaborateurs constitue une étape importante dans la digitalisation d’une entreprise et dans la vie d’un service RH. Cette démarche apporte autant à la structure qu’à ses collaborateurs.
Pilier de la vie de l’entreprise, le service des Ressources Humaines est en quête permanente d’agilité en termes d’organisation du travail et de règles de pilotage. Il est confronté à une base documentaire considérable et est soumis à des réglementations de plus en plus complexes en termes de conservation des documents. Dans cette optique, se tourner vers une dématérialisation de la gestion des données des salariés devient une nécessité.
Deux approches cohabitent :
- La dématérialisation des documents, avec la transformation du format papier en support numérique. La numérisation des documents RH, comme le dossier du personnel, les entretiens annuels, est de plus en plus plébisciter par les services RH pour faciliter l’échange de données.
- La dématérialisation des processus métier, avec la mise en place d’outils collaboratifs permettant de digitaliser de bout en bout toutes les étapes de gestion des documents du service RH.
Un win-win pour l’entreprise et le collaborateur
Cette dernière forme présente des avantages non négligeables pour les entreprises :
- un gain de temps très important : le temps consacré aux traitements des différentes tâches est optimisé et la communication entre les différents services est nettement plus efficace.
- une sécurisation des échanges et des données : les documents RH sont centralisés et accessibles uniquement aux salariés habilités.
- une meilleure gestion des documents RH et de leur archivage : les documents sont classés et stockés dans des dossiers structurés en fonction des besoins de votre équipe.
- une réduction des coûts : la digitalisation RH permet de réduire le coût du papier et de l’affranchissement, mais également celui du stockage des documents papiers.
Du côté du collaborateur, la satisfaction est importante aussi avec un gain de temps considérable dans la gestion de leurs documents RH, l’accès à leur espace personnel depuis un seul espace via un coffre-fort électronique et une conservation sécurisée de ses données sur le long terme. Et ce, dès son recrutement et la phase d’onboarding.
Penser la globalité des processus RH autour de la G.E.D
La gestion électronique des documents aligne les intérêts de l’entreprise comme ceux des salariés et permet de centraliser toutes les informations RH. « Avec une GED bien structurée, le service RH peut accroitre la productivité des salariés tout en réduisant le temps de recherche des documents selon leur importance ou le rythme des consultations. Grâce aux workflow embarqués et personnalisables dans un logiciel de G.E.D, les services RH automatisent les tâches manuelles et leurs processus métier, afin de gagner en agilité et en productivité », assure Philippe Rocuet, Directeur général d’AGS RM.
La mise en œuvre d’une gestion électronique de documents dédiée à la gestion documentaire RH permet de structurer les procédures pour organiser le classement des documents et surtout de renforcer l’agilité collaborative. En effet, un logiciel de G.E.D peut faciliter l’automatisation des flux documentaires grâce notamment aux workflows (recrutements, on-boarding, arrêts maladie, demandes de congés, notes de frais…). Avec la dématérialisation, la gestion des documents RH est sécurisée, toutes les informations confidentielles liées aux dossiers salariés (CV, contrats et avenants, certifications, bulletins de paie, entretiens…) sont centralisées et accessibles uniquement aux personnes autorisées à les consulter.
Sécuriser l’archivage des documents RH avec le SAE
Au final, tous les documents relatifs aux ressources humaines peuvent être dématérialisés, du contrat de travail, à l’attestation de formation en passant par le solde de tout compte d’un salarié. Mais attention si la G.E.D est l’espace centralisé dans lequel les documents peuvent être stockés, classés et partagés, sa vocation n’est pas d’assurer la conservation des documents en apportant des garanties sur leur authenticité ni sur leur pérennité à long terme.
Le service RH, comme tout autre service de l’entreprise d’ailleurs, doivent garantir l’accessibilité aux informations sur le long terme. En effet, en cas de conflit avec un employé, ou en cas de contrôle par l’URSSAF ou l’inspection du travail, les documents doivent être disponibles. Par conséquent, les documents numériques RH doivent être soigneusement conservés et archivés.
A chaque document RH correspond une durée légale de conservation, ce à quoi vient s’ajouter des obligations toujours plus strictes en matière de confidentialité des données, l’incontournable RGPD !
Pour respecter les règles de conservation et les contraintes réglementaires liées à l’archivage des documents numériques RH, le Système d’Archivage Électronique (S.A.E) garantit le respect de la durée légale de conservation tout en assurant l’intégrité et la pérennité des documents. Les documents conservés dans un S.A.E ne sont pas modifiables, afin de pouvoir les utiliser comme preuve en cas de besoin devant une administration ou un tribunal.
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