Avis expert spécialiste archivage numérique

Comment les services de santé au travail doivent revoir l’archivage des dossiers médicaux ?

Les services de santé au travail sont confrontés à de nouvelles exigences en termes de conservation des dossiers médicaux de leurs patients. Dans un contexte lié au RGPD, ils doivent respecter de nouveaux délais, revoir leurs organisations des dossiers et miser sur la numérisation.

Gestion d'archive des dossiers médicaux

Depuis le 31 mars 2022 est entrée en vigueur la Loi Santé, destinée à renforcer la prévention en entreprise, prévenir la désinsertion professionnelle et améliorer le suivi individuel et médical des salariés. Dans ce contexte, le dossier médical en santé au travail (DMST), vu comme un outil de prévention et de traçabilité des expositions professionnelles, a évolué pour permettre de mieux évaluer le lien entre l’état de santé du travailleur et son poste de travail.

Les services de santé au travail voient leurs missions évoluer depuis le décret du 15 novembre 2022, qui précise les modalités de constitution, d’accessibilité et de conservation de ce dossier.

Une chaine de consultation plus large

Le DMST est un dossier médical constitué par le médecin du travail ou, le cas échéant, par l’un des professionnels de santé placés sous son autorité, pour chaque personne bénéficiant d’un suivi médical professionnel. Accessible au médecin du travail à l’infirmier ou encore au médecin praticien correspondant, ce dossier doit contenir un certain nombre d’informations obligatoires, en conformité avec le RGPD. Parmi elles, des éléments sur l’état de santé du salarié, les risques auxquels il est ou peut être exposé ou encore entre autres des propositions du médecin du travail.

Une durée de conservation obligatoire

« Conserver un dossier médical en santé au travail vise à assurer la continuité du suivi individuel en santé au travail du travailleur tout au long de sa prise en charge, assure Philippe Rocuet. Sa conservation devient un enjeu primordial pour les services de santé au travail ».

Le décret prévoit ainsi une conservation de 40 ans minimum à compter de la date de la dernière visite ou du dernier examen du salarié au sein du service de prévention et de santé au travail (SPST). En cas de décès du salarié, le DMST est conservé pendant 10 ans à compter du décès. Mais le texte prévoit quelques exceptions lorsque par exemple la responsabilité du service ou des professionnels de santé est mise en cause. Certaines situations occasionnent des échéances spécifiques comme pour les personnes ayant été exposées à des agents chimiques dangereux.

Vers un archivage dématérialisé ?

Pour faciliter la gestion de cette conservation, les établissements de santé au travail ont le droit de faire appel à un expert de l’archivage, même s’il reste responsable légalement de la conservation des dossiers dans le respect de la confidentialité et du secret médical.

Les changements d’organisation qu’implique ce nouveau décret ont pour impact de repenser la gestion et la consultation du dossier médical. En optant pour la dématérialisation, les établissements peuvent bénéficier d’un gain de temps et d’efficacité dans leurs process et envisager leur certification pour la norme AFNOR SPEC 2217 avec sérénité.

 

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