Comment fonctionne la GED ?
Gérer, classer, stocker et enfin retrouver tous les documents de son entreprise sans perte de temps, tel est l’objectif de bien des dirigeants. Le recours à la Gestion électronique de documents (GED) facilite le fonctionnement des structures et garantit sécurité, confidentialité et traçabilité des documents. À condition de bien savoir comment elle fonctionne.
Instaurer une Gestion électronique des documents (GED) constitue un projet à part entière qui nécessite une planification et une organisation efficaces. La GED nécessite de suivre plusieurs étapes pour fonctionner.
D’abord, l’acquisition des documents et des données. Chaque élément intégré dans la GED nécessite d’être digitalisé, soit par numérisation d’un document papier via un logiciel OCR (Reconnaissance optique des caractères), soit par la création d’un fichier numérique original, soit par l’intégration de documents déjà existants (créés directement dans le système ou envoyés par l’extérieur par partage informatique). La création, l’acquisition et l’indexation de documents sont au cœur de l’activité de la GED.
De l’indexation au stockage
Le document est ensuite classé, référencé et indexé afin d’être plus facilement accessible et trouvé. Le classement et le référencement sont effectués grâce notamment à la date de création, au créateur du fichier, ou encore au numéro ou au nom du client. Côté indexation, l’entreprise doit s’appuyer sur des mots-clés, sur les métadonnées et sur le contenu. Ces étapes permettent d’obtenir une description précise du document et facilitent le travail des collaborateurs.
S’en suit ensuite le stockage. Selon les besoins de l’entreprise, elle pourra recourir à différents types de GED. Une solution installée et exécutée sur les serveurs de l’entreprise, un logiciel hébergé dans le cloud ou encore une solution spécifiquement conçue pour répondre aux enjeux d’un métier en particulier sont autant de possibilités à disposition des entreprises. Une GED transverse peut, elle, être utilisée par l’ensemble des métiers de l’entreprise et est souvent idéale pour les entreprises qui ont des besoins de gestion documentaire globale et quel que soit le secteur d’activité.
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Des accès sécurisés
Du moment où les documents et données sont intégrés dans la GED, ils sont stockés en ligne s’il s’agit d’une solution Saas. Les utilisateurs peuvent s’y connecter de n’importe quelle zone géographique du moment qu’ils ont accès à internet. Si l’entreprise a recours à une solution en local (ou infrastructure), les utilisateurs accèdent au système de stockage et d’archivage depuis un serveur local. L’entreprise ou son prestataire doit penser en amont à un dimensionnement adéquat des serveurs de stockage afin d’éviter la saturation et d’impacter la productivité et l’efficacité des process internes.
Côté diffusion, tout dépend des spécificités et des contraintes de chaque entité. L’un des objectifs de la GED est de sécuriser les documents en limitant l’accès aux personnes autorisées, pour assurer un meilleur suivi des modifications et une meilleure traçabilité. L’entreprise doit donc en amont établir les principaux critères permettant l’accès aux documents en lecture ou en écriture selon les profils. Les règles doivent être claires, simples et facilement accessibles à tous les utilisateurs de la solution. Il est important d’établir des niveaux d’accès pour les différents utilisateurs et de limiter l’accès aux documents sensibles.
Des plateformes de partage dédiées permettent de mettre en ligne les dossiers et fichiers en toute sécurité, car la GED assure également la protection des documents et données. Dans sa version la plus poussée, la GED peut se présenter sous la forme d’un système de lecture automatique documentaire (LAD) ou de reconnaissance automatique documentaire (RAD).
Un outil à compléter par un SAE
La GED constitue un outil adapté pour le stockage temporaire des documents. Les fichiers versés en son sein étant soumis et destinés à de nombreuses modifications au cours de son cycle de vie, la GED n’a pas vocation à garantir un archivage à vocation probatoire sur le long terme au sens de la norme NF Z 42-013 qui dispose des exigences à respecter dans le cadre de la conservation sécurisée des fichiers électroniques. Seul un SAE permet cette dernière. C’est pourquoi il est souvent conseillé aux entreprises d’utiliser une GED associée à un Système d’Archivage Électronique pour garantir la disponibilité, la confidentialité et la pérennité du document sur le court et long terme.
Afin de faciliter la supervision de la GED, des outils, comme des notifications automatiques ou des tableaux de bord, permettent de connaître le cycle de vie d’un document. Ils peuvent être des aides solides à la décision et facilitent le reporting.
La nécessaire formation des collaborateurs
Au final, les fonctionnalités de la GED reposent sur l’automatisation du classement interne, une recherche organisée des documents, un partage interne et un travail plus collaboratif et une traçabilité des modifications apportées à un document.
Pour être efficace, reste à l’entreprise de bien former ses collaborateurs. Tous les utilisateurs de la solution doivent être connaître les règles de gestion des documents et les procédures d’utilisation. Sans oublier de les sensibiliser aux risques de sécurité liés aux documents électroniques et de les informer aux règles de sécurité en vigueur.
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