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Comment AGS Records Management a obtenu la certification NF 461

AGS Records Management vient de décrocher la certification NF 461, qui garantit que son système d’archivage électronique WIDOSAE® est conforme à l’ensemble des exigences de la norme NF Z42-013. Une étape de plus pour l’entreprise dans son positionnement d’acteur incontournable de l’archivage numérique. Fanny Dubrey, responsable Qualité, et Simon Ostermann, responsable Conformité S.A.E., reviennent sur ce travail d’équipe qui a permis l’obtention de cette certification.

Certification NF 461

Pourquoi avoir lancé le processus d’obtention de cette certification ?

Fanny Dubrey : l’objectif d’AGS Records Management est de devenir un prestataire d’envergure dans la digitalisation des process documentaires de ses clients et prospects. La certification NF 461 apporte un gage de conformité légale en matière d’archivage électronique pour nos clients.

Simon Ostermann : le point d’orgue de la réflexion, lancée par Jean-Marc Giudicelli, Directeur des solutions digitales d’AGS Records Management, a eu lieu en 2019. La numérisation prenait de l’ampleur et il devenait impératif d’assurer un haut niveau de sécurité et de conformité sur l’ensemble du process, de la copie fidèle jusqu’à la copie fiable.

Comment avez-vous procédé ?

Simon Ostermann : en 2020, nous nous sommes rapprochés d’un éditeur historique de solutions d’archivage électronique et d’un acteur de référence pour avoir une infrastructure d’hébergement sécurisé et titulaire de multiples certifications. Lorsque les étapes de la construction de notre solution de SAE ont été franchies, nous avons engagé les travaux pour obtenir la certification NF 461 délivrée par l’AFNOR.

Pourquoi est-ce si important pour les clients et prospects de se tourner vers un prestataire certifié ?

Fanny Dubrey : les clients et prospects n’ont pas forcément une idée précise de ce qu’est la certification, comme la numérisation fidèle par exemple, mais tous sont rassurés de savoir que le prestataire l’a obtenue. Cela apporte un cadre et des garanties d’une prestation effectuée dans l’état de l’art. La certification est une vraie marque de confiance pour le produit et l’infrastructure d’hébergement, comme pour le service.

Simon Ostermann : nous avons atteint un haut niveau de sécurisation informatique tant sur l’aspect technique que fonctionnel. Nous avons grandi en même temps que nous apportions des réponses aux exigences demandées pour la certification. Cette démarche nous a permis de structurer notre service d’archivage électronique en conséquence.

Quels ont été vos rôles respectifs dans cette démarche ?

Fanny Dubrey : la priorité et première étape, pour moi, en 2020, était d’obtenir la certification NF 544 relative à la norme NFZ 42-026, pour la numérisation fidèle. Et pour avancer plus rapidement sur les deux référentiels, nous avons été accompagnés par un consultant externe spécialiste. En parallèle, Simon avançait sur le référentiel de la NF 461.

Simon Ostermann : je me suis penché rapidement sur la rédaction de la politique d’archivage avec une première version rendue en mars 2021. Grâce au soutien et l’apport de nos partenaires éditeur et hébergeur, nous avons rapidement maîtrisé les aspects techniques et fonctionnels du S.A.E.

Fanny Dubrey : au total, nous devions répondre à 242 exigences pour obtenir la certification. À compter de l’obtention de la NF 544, j’ai pu me concentrer avec Simon sur le référentiel de la NF461. Simon a continué sur la partie rédaction des documents tels que la DGTS (Documentation Générale et Technique du Système), la Convention d’archivage, les procédures de destruction et réversibilité … De mon côté, j’ai pris en charge les aspects plus généralistes. Notre consultant externe nous a aidés à nous structurer sur la méthode.

Avez-vous rencontré des difficultés ?

Simon Ostermann : nous avons construit une organisation composée de professionnels de l’archivage électronique autour d’un service archives qui est la pièce centrale du fonctionnement de WIDOSAE®. Parallèlement, l’arrivée d’un responsable de la sécurité des systèmes d’information (RSSI) nous a permis de lever de nombreux freins en matière de sécurité informatique.

Fanny Dubrey : nous avions alors une vraie équipe en place et nous avons multiplié les réunions avec toutes les équipes pour travailler main dans la main et parvenir à obtenir la certification. Passer cette certification constituait un vrai défi, rien que par sa longueur (six jours), et la stratégie complexe que nous avons développée pour y parvenir.

Et avez-vous eu de bonnes surprises ?

Simon Ostermann : les exigences de la certification nous ont permis de faire avancer l’outil lui-même. Nous avons fait évoluer l’infrastructure globale de WIDOSAE® pour nous rapprocher toujours plus des exigences de la norme et des règles de certification. Nous avons en parallèle obtenu un troisième site d’hébergement, ce site de réplication récupère l’ensemble des données dans le cas d’un arrêt complet des sites primaire et secondaire, ce qui est un gage de sécurité supplémentaire pour les archives conservées.

Quels sont les secteurs pour qui cette certification est essentielle ?

Simon Ostermann : tous ceux qui ont de hautes exigences en termes de confidentialité, comme le secteur de la santé ou celui des banques et des assurances, par exemple. Mais plus globalement, toutes les entreprises ou institutions qui font appel à un tiers archiveur de confiance.

Fanny Dubrey : L’obtention de cette certification réaffirme notre engagement vers la qualité et la sécurité. Elle apporte une garantie forte pour nos clients. AGS Records Management est beaucoup plus visible et nous pouvons désormais accéder à certains marchés jusqu’à alors inaccessibles. Sans compter que nous nous distinguons grâce à un S.A.E vraiment ergonomique et personnalisé pour chaque utilisateur. La certification démontre notre expertise en matière d’archivage électronique, ce qui est un atout de taille pour rassurer nos clients.

Quels sont les prochains défis ?

Simon Ostermann : Les prochains défis pour AGS Records Management consiste à intégrer l’I.A notamment pour automatiser la classification et l’indexation des documents et renforcer la sécurité grâce à des systèmes capables de détecter et répondre aux menaces en temps réel, améliorant ainsi l’efficacité et la protection des données archivées.

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