Coffre-fort vs GED : quelles différences ?
On confond bien souvent les coffres-forts électroniques avec des systèmes de GED (Gestion Electronique de Documents). En réalité, ces deux services sont bien distincts. Voyons ensemble quelles sont les principales différences :
1- Utilité
La GED permet d’accéder aux documents à l’identique sans objectif de préservation au-delà de la durée de vie du logiciel de GED de l’entreprise. La pérennisation est de la responsabilité de l’utilisateur (formats obsolètes)
Le coffre-fort doit permettre d’accéder et de restituer un document authentique, intègre et lisible. La réversibilité doit être assurée pour permettre un changement de SAE.
2- Modification
La GED permet la modification de documents et la production de plusieurs versions (versionning)
Le coffre-fort interdit la modification de documents
3- Destruction
La GED peut permettre la destruction des documents par les auteurs
Le coffre-fort interdit la destruction de documents en dehors d’un contrôle strict
4- Durée de conservation
La GED peut comporter la gestion de durée de conservation
Le coffre-fort comprend obligatoirement un contrôle des durée de conservation
5- Gestion des documents
La GED est dédiée à la gestion quotidienne des documents
Le coffre-fort comprend obligatoirement une structure rigoureuse de classement (appelé plan de classement), gérée et contrôlée par un administrateur
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