Externalisation d’archives pour l’hôpital Saint-Antoine – APHP
Monsieur Loïc MARTIN, Responsable du Service Central des Dossiers Médicaux (SCDM) de l’Hôpital Saint Antoine – APHP, témoigne de son expérience d’un projet d’externalisation d’archives.
Pouvez-vous expliquer la nature de votre projet d’externalisation (contexte, périmètre, enjeux …) ?
Notre projet concernait l’externalisation des dossiers médicaux pour une restructuration de l’espace de stockage (manque d’espace dans nos locaux) et une mise en place d’une nouvelle indexation.
Quelles étaient vos principales attentes pour l’externalisation ?
Nous voulions une prise en charge rapide et un accès aux dossiers simple pour pouvoir les commander rapidement suite à l’externalisation.
Comment étiez-vous organisé pour la préparation et le suivi de ce projet ?
Nous avons travaillé en étroite collaboration avec AGS Records Management qui a procédé à l’extraction des listes de dossiers patients à l’aide de douchettes intelligentes afin de nous assurer une prise en charge rapide tout en assurant une excellente traçabilité de nos dossiers médicaux.
Pourquoi avoir retenu AGS Records Management ?
Car c’est le prestataire du marché AP-HP.
En quoi votre prestataire a-t-il répondu à vos attentes ?
AGS Records Management répond à nos attentes sur différents aspects : accompagnement du dossier, devis, prise en charge rapide et réactivité des équipes.
Quel bilan tirez-vous de cette opération ?
Une expérience concluante et que nous avons d’ailleurs répété à plusieurs reprises.
Quels conseils donneriez-vous à un établissement souhaitant externaliser ses archives ?
Il faut s’assurer de travailler main dans la main avec le prestataire en toute transparence et avec le même souci de qualité car nous traitons les dossiers médicaux des patients. Ce sont des archives sensibles qui demandent une rigueur et une traçabilité sans faille.