Archiver vos documents pour combien de temps ?
Combien de temps devez-vous conserver vos documents ?
Bien connaître les délais de conservation est impératif au risque de subir des conséquences préjudiciables et de devoir dédommager les personnes ou organismes lésés.
Selon le type de documents, le temps de conservation varie. Si le délai de droit commun a été ramené à cinq ans depuis une réforme de 2008, il existe bien des exceptions notamment dans le monde de l’entreprise.
Par exemple, saviez-vous qu’il fallait conserver 90 ans les dossiers de vos collaborateurs ? Et 10 ans les bilans et clôtures d’exercice ? En matière fiscale, là encore, les délais bougent.
Des durées de conservation variées pour les documents comptables et fiscaux de l’entreprise
Conservation des documents comptables
Les archives comptables de l’entreprise doivent être conservées 10 ans : bilans comptable, clôtures d’exercice, inventaires, état des stock, justificatifs de comptes, comptes de résultats…
Les déclarations en douane doivent être stockées pendant 3 ans.
Conservation des documents fiscaux
Les documents fiscaux doivent être archivés pendant 6 ans.
Il s’agit ici des impôts sur les sociétés, les bénéfices industriels et commerciaux, les bénéfices non commerciaux, la cotisation foncière des entreprises, la valeur ajoutée des entreprises, la taxe sur la valeur ajoutée…
Conservation des documents patrimoniaux
Les archives patrimoniales des entreprises doivent être conservées dans des conditions optimales pour en garantir leur sauvegarde. Documents historiques retraçant la mémoire de chaque société, ils sont à conserver sans limite de temps.
Aux formats différents, plans, registres, microfilms, affiches, journaux ces archives peuvent être numérisées afin de faciliter le partage d’information et limiter les risques de dégradations liés aux manipulations excessives.
Le cas des banques et assurances
Les documents bancaires et des assurances ont des délais de conservation différents. Pour les dossiers bancaires (bordereaux de remise de chèque, relevés de compte, autorisations de découvert, ordres de virement), le délai de conservation est de 5 ans.
Les documents d’assurance ont un délai de conservation de 2 ans. L’entreprise doit archiver les contrats, quittances, avis d’échéance et courriers de résiliation durant ce délai.
Délai de conservation des documents RH
Tous les documents relatifs à la gestion des collaborateurs doivent être conservés pendant 90 ans.
Il s’agit aussi bien des dossiers RH de chaque collaborateur (CV, lettre de motivation, lettre de démission ou de licenciement, indemnités, salaires…) que des documents relatifs à leur carrière (demande de détachement, bilans de compétences). L’entreprise doit être en mesure de transmettre ces éléments au salarié après son départ, y compris lors d’un départ en retraite.
L’accès aux informations via un coffre-fort numérique simplifie ces démarches.
Archivage longue durée des documents de santé
Les établissements de santé sont tenus de conserver leurs archives suivant des périodes assez longues. Les durées de conservation des documents de santé varient selon le type de documents :
- Les dossiers patients sont à conserver 20 ans : lettre consultation, compte-rendu hospitalier, bilan d’examen, fiche d’anesthésie…
- Les dossiers de transfusion sanguine doivent être stockés 40 ans
- Les dossiers de laboratoire sont à garder 30 ans
- Les autopsies sont à archiver pendant 20 ans
Des sanctions lourdes
Une entreprise doit être en mesure de présenter les documents demandés par l’administration fiscale lorsqu’elle le demande. L’entreprise doit donc avoir une gestion rigoureuse de ses archives et connaître les durées de conservation de ses documents.
Le non-respect de ces délais de conservation peut conduire a des sanctions très lourdes.
Pour éviter cela, AGS Records Management accompagne les entreprises dans la conservation de leurs documents : archivage physique ou numérique.
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