AGS Records Management obtient la certification NF 461
Après deux ans de travail, AGS Records Management vient d’obtenir la certification NF 461 qui porte sur la norme NF Z42-013, pour son Système d’Archivage Électronique (SAE), WIDOSAE®. Une étape importante destinée à délivrer un service de qualité encore supérieure à ses clients et pour mieux définir et formaliser son organisation.
Celle que les initiés appellent la NF 461 est l’unique certification attribuée au S.A.E et non au prestataire, directement rattachée à la norme NF Z42-013. Elle garantit que l’outil respecte les règles de fidélité, d’intégrité, de pérennité et de traçabilité des documents numériques hébergés sur le long terme. Son objectif est de s’assurer que le document archivé gardera la même valeur que le document d’origine. La NF 461 présente l’ensemble des principes à respecter pour exploiter dans de bonnes conditions un S.A.E et délivrer une prestation de conservation de documents numériques conforme.
Un enjeu de garantie forte pour le client
Pour un archiveur, l’obtenir permet d’apporter la preuve de conformité et d’intégrité du document numérique conservé et ainsi d’apporter une garantie forte aux clients. Cette certification est la preuve que l’archiveur respecte toutes les exigences de la norme NF Z42-013 et qu’il est en capacité de fournir un S.A.E conforme aux exigences normatives, mais aussi réglementaires. Le client bénéficie d’un cadre sécurisé avec des éléments contractuels définis par la convention d’archivage, d’une gestion facilitée de ses archives numériques et de ses documents numérisés.
« Cette certification permet à nos clients d’adopter une gestion hybride, nous sommes en capacité de proposer des solutions d’archivage physique certifiées, de numérisation fidèle certifiées et de conservation dans un S.A.E certifiées ». Souligne Jean Marc Guidicelli, directeur du développement des solutions digitales.
La NF 461 va au-delà des autres certifications et apporte des garanties différentes sans être antinomiques. Elle est par exemple complémentaire de la certification NF 544 (norme NF Z42-026 sur la numérisation fidèle). En effet, un document numérisé selon cette dernière norme, mais conservé sans preuve de traçabilité et d’intégrité n’aura aucune valeur. En proposant une numérisation fidèle, l’archiveur apporte la preuve de la traçabilité des documents et une solution de conservation conforme à travers un S.A.E. Pour garantir la valeur probatoire d’un document, il faut combiner la numérisation fidèle via la NF Z42-026 et la conservation durable dans un S.A.E via la NF Z42-103.
Formaliser l’organisation et les process internes d’archivage
Pour servir au mieux ses clients, AGS Records Management a mené un travail de deux ans aboutissant à cette certification. Si la première étape a consisté à appréhender le référentiel, il a ensuite fallu s’organiser en interne et organiser les équipes en charge du S.A.E. Au final, leur travail n’a pas beaucoup changé, car le service fourni au client répondait déjà aux exigences de la certification.
La certification a permis de travailler sur la documentation liée au S.A.E en détaillant les caractéristiques fonctionnelles, techniques et organisationnelles de WIDOSAE®. Les responsables du dossier de certification ont dû formaliser les étapes, rédiger une politique d’archivage en interne et une convention d’archivage entre chaque client et AGS Records Management.
« Gage de conformité numérique pour nos clients du secteur public et privé, cette certification, témoigne de l’expertise de nos équipes en matière de dématérialisation et d’archivage électronique et montre notre volonté d’améliorer continuellement la sécurité et la fiabilité de nos services. C’est une garantie forte pour nos clients ». Déclare Philippe Rocuet, Directeur Général d’AGS Records Management.
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